Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Заполнение книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Заполнение книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Заполнение книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления


Одним из обязательных документов, которые предоставляют граждане во время приема на работу, является . После этого она остается у работодателя, который должен не только правильно заполнить, но и хранить ее.

Регистрация же каждого полученного на хранение документа ведется в специальном документе — журнале (книге) учета движения трудовых книжек.

Назначение этого журнала, а также правила его заполнения и хранения будут рассмотрены далее.

Книга учета движения трудовых книжек (Книга) представляет собой документ, в

котором фиксируются все операции, происходящие с трудовой книжкой.

Например, это может быть ее принятие на хранение от работника, выдача ему ее на определенное время или навсегда при . Наличие этого документа является не просто прихотью работодателей, а обязательным требованием законодательства.

Причем оно распространяется на всех работодателей без исключения: и на предприятия, и на индивидуальных предпринимателей.

Необходимость вести этот документ установлена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», а также «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…». Форма книги утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Форма книги утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

.

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к , которая устанавливается ст.

5.27 . Размер штрафа в этом случае составит:

  1. для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юрлица — от 1 до 1,5 тыс. руб.;
  2. для юрлиц — от 30 до 50 тыс. руб.
  3. для должностных лиц — от 1 до 1,5 тыс. руб.;

Для предотвращения возможного наказания работодателям нужно позаботиться не только о наличии документа, но и о его правильном заполнении и оформлении. В Книгу вносятся данные обо всех событиях, которые происходят с трудовыми книжками работников, например:

  1. выдача документа сотруднику на руки в случае увольнения.
  2. выдача , если это необходимо;
  3. прием документа от принятого на работу сотрудника;
  4. оформление нового в том случае, если работник трудоустраивается впервые;
  5. оформление в нее нового в том случае, если закончились страницы;

Записи обо всех этих событиях вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Книга должна быть заполнена в соответствии с определенными законодательными требованиями, а именно:

  • Правильная сквозная нумерация. Документ обязательно должен быть пронумерован, причем допускается делать это как на страницах, так и на листах. Главной целью этого является не допустить в дальнейшем, чтобы отдельные листы Книги были изъяты или заменены.
  • Правильная . Прошивается Книга с соблюдением тех же требований, что и для большинства других документов. Нити прошивки, а также заверительная запись должны быть скреплены пломбой или сургучной печатью. Что касается их замены на обычную бумажную наклейку, то правилами это не допускается.
  • Твердая обложка. Соблюдение этого требования желательно, поскольку планируется, что документ будет находиться в использовании на протяжении нескольких лет, а после еще долгое время в архиве. Твердый переплет поможет сохранить Книгу максимально долго.
  • Наличие определенных реквизитов на последней странице. Здесь ставится заверительная запись, которая включает в себя такие данные:
    • название документа;
    • число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
    • дата заведения документа;
    • подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.
  • дата заведения документа;
  • название документа;
  • число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
  • подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.
  • Соответствие установленной формы.

    Правильная форма Книги имеется в Приложении №3 к указанному выше Постановлению Минтруда.

Стоит учесть, что право на заверение предоставляется только руководителю организации или ИП.

Что касается других должностных лиц (заместителя руководителя, бухгалтера, сотрудника отдела кадров), то они ни при каких обстоятельствах не имеют на это право.

Важной особенностью Книги является тот факт, что она ведется не один календарный год, как большинство кадровой документации компании, а до полного окончания страниц. Чем меньше сотрудников трудится в компании и чем ниже уровень текучести кадров, тем больший срок можно будет ею пользоваться.

За длительный период заполнения документа не исключена возможность того, что в нем могут возникнуть ошибки. В законодательстве не содержится четкой инструкции по их , поэтому возможны различные варианты.

Наиболее надежный — это внесение под ошибочной записью пометки о том, что она считается недействительной (с указанием ее номера). Далее можно вносить уже правильные данные.

В большинстве случаев работодатель должен определить ответственное лицо, которое будет отвечать за ведение Книги, оформив это официальным приказом. Обычно это тот же специалист, который отвечает и за ведение трудовых книжек. В зависимости от масштабов компании это может быть:

  1. сотрудник отдела кадров;
  2. делопроизводитель;
  3. специалист по персоналу и т. п.
  4. секретарь;
  5. бухгалтер;

Приказ может быть составлен в свободной форме, но в нем обязательно должны быть данные об ответственном лице (его ФИО и должность), а также его обязанности по ведению журнала.

Заполняется Книга ответственным лицом от руки, записи вносятся в такие графы:

  • Должность подчиненного. В этой графе указывается название должности или специальности владельца трудовой книжки согласно штатному расписанию.
  • ФИО владельца документа. Необходимо вносить эти данные полностью, указание инициалов не допускается.
  • Дата выдачи трудовой на руки работнику при увольнении.
  • Дата трудоустройства или заполнения книжки. Поскольку чаще всего эти две даты не совпадают, лучше указать число трудоустройства, причем арабскими цифрами.
  • Подпись сотрудника о получении документа при увольнении.
  • Сумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк.
  • Подпись лица, которое несет ответственность за прием и ведение трудовой.
  • Дата и номер приказа о приеме на работу сотрудника. При регистрации вкладыша в этой графе нужно поставить прочерк.
  • Наименование места работы. Здесь нужно указать конкретное структурное подразделение компании, в которое был определен подчиненный.
  • Порядковый номер записи. О каждом событии, которое произошло с трудовой книжкой, запись вносится под отдельным номером.
  • Серия и номер книжки (или вкладыша к ней). В данной графе может стоять прочерк, если принимаемый документ образца 1938 г., поскольку в нем эти данные отсутствуют.

Как уже отмечалось, форма Книги утверждена законодательно и работодатели должны обязательно соблюдать ее. Если в компании ведется документ старого образца (до 2003 года), то заменять его на новый необязательно, поскольку отличия в нем несущественные (14 граф вместо 13).

Если же журнал был оформлен в произвольном виде, то его нужно завершить, указав в качестве причины несоответствие установленной форме.

Скачать образец книги учета движения трудовых книг можно .

— этого можно добиться зная ряд юридических тонкостей. Подделка больничного — уголовная ответственность.

По больше информации. Как получить декретные вашему мужу? Подробно об этом в нашей ! Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение. Например, это может быть:

  1. бухгалтерия;
  2. секретариат.
  3. кадровая служба;

Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет.

После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов. Все перечисленные требования к заполнению документа и его правильному хранению обязательно должны соблюдаться, ведь при проверке трудовой инспекцией его обязательно смотрят. Помимо предупреждения, которое может быть вынесено работодателю в случае выявления незначительных нарушений, за более серьезные недочеты он также может быть и .

Не нашли ответа на свой вопрос?

Звоните на телефон горячей линии . Это бесплатно. Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителейПодпишитесь на нас в

Автор: ZakonGuru Поделиться 0 0

Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Книга учета трудовых книжек — это документ, без которого нельзя правильно вести учет трудовых книжек, а это прямая обязанность нанимателя.

В статье расскажем о том, как правильно его организовать и что будет при нарушении установленного порядка.

15 сентября 2021 Автор: Закуренко Светлана Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.

Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.

Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.

Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016). За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст.
от 31.10.2016). За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)! Все зависит от комплектации штата.

Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер.

Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи. В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны.

Записи вносятся вручную разборчиво.

При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета.

Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.

Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.

Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

  1. основную часть, где и делаются записи.
  2. титульный лист;

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно.

Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги: Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи. Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их. Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О.
Обратите внимание, что Ф.И.О.

нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже. Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник.

Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом». Если впоследствии работник перейдет на другую позицию, вносить изменения в книгу учета не нужно!

Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9). Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10). Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно.

Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму. На этом заполнение заканчивается.

Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника. Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку.

Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма.

Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010. Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника. Если он откажется подписать, то составляется акт.

Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет. Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже.

Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность. Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована.

Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом. Срок хранения максимальный из возможных — 75 лет.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Расписка в получении трудовой книжки при увольнении — это письменное подтверждение работником факта получения от работодателя на руки документа о его профессиональном стаже. Обязательно ли составлять расписку? Какими нормативными актами она регламентирована?

Как правильно составить? Ответы в статье.

17 октября 2021 Приказ на отпуск по беременности и родам — это официальный документ, который является основанием, чтобы сделать законный перерыв в работе и получить выплаты.

22 октября 2021 Платежка по транспортному налогу в 2021 году — это унифицированная форма документа, которая предназначена для расчетов с бюджетом по транспортному налогу. В статье расскажем, как правильно его заполнить.

Актуальный образец платежки транспортного налога в 2021 году можно скачать в конце статьи. 14 января 2021 Положение о служебных командировках — это утверждаемый работодателем в соответствии с трудовым законодательством документ, определяющий особенности направления сотрудников в поездки по заданию нанимателя. Расскажем о том, как разработать положение о командировках на 2021 год.

2 октября 2018 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Книга учета движения трудовых книжек

16 Апреля 2021 в 12:27 Книга учета трудовых книжек – это обыкновенный рабочий журнал, который не отличается по существу от других таких же журналов, как, например, журнал учета первичных средств пожаротушения.

Однако работодатель обязан не просто вести, но и длительно хранить этот документ, поскольку его отсутствие грозит серьезными штрафами. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

  • Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  • Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI ).

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

  1. бухгалтер
  2. кадровик
  3. hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа. На обложке:

  1. дата начала и окончания ведения.
  2. полное наименование организации;

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек: Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано.

В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций. Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме.

Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу). Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника.

Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал.

Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 , и пункта 664 Перечня, утвержденного ).

Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки. Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет. Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником.

Для этого надо:

  • Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  • Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.
  • Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  • В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки.

Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  • Заверяем пломбу оттиском печати организации.
  • На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки.

Соблюдайте основные принципы:

  • Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  • Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.
  • Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного ). Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей.

Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Ознакомление с записями в трудовой книжке — это обязательная процедура, предусмотренная действующим законодательством. Факт уведомления работника о содержании документа о трудовом стаже должен быть подтвержден документально.

21 Мая 2021 в 16:20 Запись в трудовой книжке при увольнении содержит корректное указание статей ТК РФ, на основании которых расторгается соглашение с работником. Несоблюдение утвержденных инструкций, незнание или грубые нарушения установленных правил влекут судебные иски со стороны сотрудников, наложение штрафов и компенсаций.

18 Мая 2021 в 11:14 Получить трудовую на руки работник может в нескольких случаях — при увольнении, для нужд социального страхования и при переходе на формирование данных о стаже в электронном виде.

Документ выдается строго по заявлению и под расписку.

13 Апреля 2021 в 11:56 Клеить голограмму на трудовую книжку в 2021 необходимо на первую страницу оформляемого документа. Эта наклейка призвана защитить трудовую книжку от подделки и снизить оборот поддельных документов в стране.

05 Апреля 2021 в 11:35 Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы. На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки.

28 Января 2021 в 11:47 25 Августа 2021 12 Августа 2021 11 Августа 2021 12 Июня 2021 11 Июня 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Заполнить книгу учета бумажных трудовых

Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е.

ведется на протяжении нескольких лет.После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т.к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации.

Срок хранения этой книги учета составляет 50 лет.На заметку!Книгу учета трудовых книжек нужно хранить в сейфе.

  1. Занесите серию и номер трудовой книжки или вкладыша. Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., где нет серии и номера. В этом случае в шестой графе сделайте прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).
  2. В графе 10 ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые.
  3. В первой графе укажите порядковый номер регистрации трудовой книжки или вкладыша (книжки и вкладыши регистрируются подряд).
  4. Укажите наименование структурного подразделения (либо всю иерархию структурных подразделений) организации, в которое принят работник. Например, отдел маркетинга, сектор рекламы.
  5. В следующих трех графах поставьте дату (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
  6. В следующей графе укажите должность (профессию, специальность) работника, указанную в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) конкретную трудовую функцию.
  7. Впишите полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращения или инициалы недопустимы, поэтому вы можете использовать необходимое количество строк.
  8. В графе 11 впишите сумму (в рублях), которая была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша (только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей). В остальных случаях, т.е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек (или, если книжка была выдана бесплатно), поставьте в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.
  9. Впишите дату и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника. Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных paботниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.

В графе 12 работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т.е. дату увольнения (последнего дня работы), а в графе 13 — расписывается в получении трудовой книжки.Если в день увольнения выдать трудовую книжку по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. В этом случае в 12 и 13 графах книги учета соответственно указываются:

  1. дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте.
  2. дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику;

Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т.к.

он регистрируется в книге отдельной строкой в момент его заведения.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек?

Вы здесь Опубликовано 2014-07-19 17:11 пользователем OP Поскольку трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности, то следует производить их правильный учет.

Учет осуществляется путем регистрации данных документов в определенной учетной форме. Для этого у каждого работодателя (юрлица либо индивидуального предпринимателя) должна быть в наличии книга учета движения трудовых книжек.

Ведение этой книги обязан осуществлять либо сам работодатель, либо кадровая служба, либо назначенные ответственные лица, которые занимаются оформлением приема и увольнения сотрудников. Исходя из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек данная книга учета должна отвечать следующим требованиям:

  1. все страницы должны быть пронумерованы}
  2. наличие шнуровки и опломбировки либо скрепления сургучной печатью}
  3. книга заверяется подписью работодателя.

Желательно, чтобы эта книга имела твердый переплет, так как ее заполняют в течение нескольких лет, а после передают в архив на длительное хранение. Заполненная книга движения трудовых книжек хранится 75 лет.

Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см. ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги. В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

  1. а также вновь выданные вкладыши в трудовые книжки.
  2. принятые от них при поступлении на работу,
  3. выданные им, как поступающим на работу впервые,

Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует.

Приложение № 3 к Постановлению Минтруда Россииот 10.10.2003 № 69 КНИГАУЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ № п/п Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее Фами­лия, имя и отче­ство вла­дельца трудо­вой книжки Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника, кото­рый сдал трудо­вую книжку или на кото­рого запол­нена трудо­вая книжка или вкладыш в нее Наиме­нование места работы (с указа­нием струк­турного подраз­деления), куда принят работник Дата и № приказа (распо­ряжения) или иного решения работо­дателя, на осно­вании кото­рого произ­веден прием работ­ника Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.) Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при уволь­нении (прекра­щении трудо­вого дого­вора) Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки число месяц год 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 В книге учета необходимо заполнять все пронумерованные графы: 1 — проставить регистрационный номер в порядке поступления.

2, 3, 4 — проставить дату арабскими цифрами.

В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу. 5 — полностью вписать фамилию, имя, отчество сотрудника.

Указание инициалов недопустимо. 6 — проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша).

В случае получения от сотрудника трудовой книжки образца 1938 г., в этой графе ставится прочерк, потому что серия и номер в данных книжках отсутствуют. 7 — вписать должность, профессию, специальность работни­ка, владельца трудовой книжки (вкладыша), согласно штатного расписания. 8 — указать место работы (структурное подразделение).

9 — указать номер и дату приказа, которым был оформлен прием сотрудника.

Если регистрируется вкладыш, то в данной графе ставится прочерк. 10 — проставить подпись лица, ответственного за прием (заполнение) трудовых книжек.

11 — проставить сумму в рублях, которая была получена от работника за оформленную ему трудовую книжку (вкладыш).

Если организация не взимает данную плату с работника, в этой графе следует сделать прочерк. 12 — при увольнении сотрудника проставить дату выдачи ему трудовой книжки. 13 — уволенный работник проставляет подпись, подтверждая этим факт полу­чения своей трудовой книжки в этот день.

Если на предприятии велась книга учета движения трудовых книжек ранее утвержденной формы, то целесообразно будет не заменять ее книгой нового образца до ее полного заполнения, поскольку содержание этих книг не имеет существенных отличий (в старой книге образца 1974г. было 14 граф для заполнения). Если же книга учета ранее велась в произвольной форме, то ее заполнение необходимо будет завершить, пояснив причину, и начать ведение новой книги установленного образца.

При этом старая книга должна храниться весь положенный срок, поскольку в ней записаны сведения о ранее полученных и о выданных уволенным сотрудникам трудовых книжках. Если в период работы сотруднику был оформлен вкладыш, то следует в его трудовой книжке произвести запись «}Выдан вкладыш»} и проставить серию и номер данного вкладыша. При увольнении работнику следует расписаться и за получен­ную им трудовую книжку, и за выданный и оформленный ему вкладыш в разных строках книги учета и, конечно же, в своей личной карточке.

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ответственный за ее заполнение работник может нечаянно допустить какую-либо ошибку, которую затем обязательно нужно будет исправить. Как производить исправление ошибок в данной книге законодательно не описано.

Одним из вариантов исправления ошибок в таком рукописном документе является внесение под ошибочной записью пометки «Запись за №__ считать не действительной»} и затем вписать правильный текст. Исправление следует подтвердить подписью ответственного работника, который внес это исправление. Работодатель обязан на должном уровне организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.

Отдельным приказом он может назначить должностное лицо, которое будет нести ответственность за правильный учет и хранение трудовых книжек. За несоблюдение описанных выше установленных правил ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности работодателя до девяноста суток либо наложение штрафа в размере: от 1000 до 5000 рублей — на физлиц индивидуальных предпринимателей — на ответственных должностных лиц, от 30000 до 50000 рублей — на юридических лиц.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как нужно правильно заполнять книгу движения трудовых книжек

Вы здесь Опубликовано 2014-08-08 23:30 пользователем OP Существуют Правила по ведению и хранению трудовых книжек, изготовлению бланков для них и обеспечению ими работодателей. Они предусматривают, что все трудовые документы работников, вкладыши, находящиеся в них, а также запасные их бланки должны фиксироваться в специальном журнале, а именно в книге учета движения трудовых книжек. Чтобы документ содержал достоверную информацию, нужно знать, как правильно заполнить книгу движения трудовых книжек.

Учет документации осуществляется благодаря регистрации в определенной форме.

Регистрация представляет собой занесение записи учетных данных о документе строго по установленному образцу, где должны быть указаны факты о создании трудовой книжки, ее отправлении или же получении. Регистрации подвергается вся документация, которая связана с исполнением, учетом и использованием в справочных целях. При регистрации документа происходит включение его в информационно-поисковую систему фирмы по присвоенному ему регистрационному номеру.

Понятие о регистрации документов, значение этой процедуры с юридической стороны и значимость процесса в делопроизводстве показывают, что кадровой службе любой организации приходится работать с большим числом регистрационных журналов и книг, которые в большинстве случаев не имеют строгой формы.

Исключением является журнал, регистрирующий трудовые книжки.

Приходно-расходная книга, предусмотренная в бухгалтерии, содержит информацию о вкладышах и бланках книжки, тогда как в книге учета движения хранятся данные о заполненных бланках книжек и их вкладышей.

Вся эта работа ведется людьми из кадровой службы или теми, кто является ответственным за кадровое делопроизводство. Ранее, до 1974 года, форма книги о движении трудовой документации имела 14 граф, но после постановления Минтруда России был введен новый образец, включающий в себя на одну графу меньше. Вследствие этого было внесено незначительное изменение: две графы, которые до этого момента отражали информацию о том, сколько в рублях и копейках было получено с претендента за бланк трудовой книжки при ее первоначальном оформлении или за бланк вкладыша, были объединены в общую графу с записью о сумме в рублях.

При всем этом книга отличается от прочих учетных форм существенной особенностью.

Книга движения трудовых книжек заполняется не на протяжении всего календарного года, как многие формы по учету документации, а до того момента, как все ее страницы будут использованы по назначению, поэтому ведется несколько лет. Проблема решается иным способом, если в организации велся учет в книге по произвольной форме. В таком случае книгу, которая не соответствует официально установленной, нужно закрыть, при этом дается пояснение о причине прекращения ее ведения и делается пометка об общем количестве зарегистрированных в документе трудовых книжек всех работающих в организации.

После проведения этой процедуры начинается учет по строго установленной форме. Стоит принять к сведению, что та книга, которая оказалась «неправильной», ни в коем случае не должна быть уничтожена. Это связано с тем, что в ней содержится информация не только о работниках, принятых ранее, но и отметки о получении трудовых книжек увольняемых сотрудников.

В журнал по учету движения трудовых книжек должна быть занесена следующая информация:

  1. о трудовых книжках, отданных в кадровую службу сотрудниками при устройстве на работу}
  2. о трудовых книжках и их вкладышах при трудоустройстве в первый раз в данную организацию, а также пометки о вкладышах, которые выдаются на протяжении работы в этой компании.

Если работником были предоставлены вкладыши с предыдущего места работы, то вносятся данные только о трудовой книжке.

Графы в книге по учету документации заполняются в соответствии с установленными правилами.

  • В первой графе должны находиться данные о регистрационных номерах как книжки, так и ее вкладышей. Обычно они регистрируются по очереди.
  • Во второй, а также третьей и четвертой должны быть пометки о дате приема на работу, а также дата заполнения бланков вкладыша и самой трудовой книжки. Прописываются и год, и число, и месяц.

Нужно заметить, что зачастую эти даты не совпадают по следующим причинам:

  1. если работник оформляется в первый раз, и дата о приеме на работу вносится позднее.
  2. если работник проработал в компании больше 5 лет}

Итак, прием на работу и дата, когда была заполнена трудовая книжка, могут не совпадать.

Если произошла подобная ситуация, то рекомендуется записывать в журнал учета данные о дне приема на работу.

Дата вносится так же, как и в другие регистрационные формы и служебные документы: число и месяц прописываются арабскими цифрами, а год состоит из четырех.

  • Пятая графа содержит информацию о фамилии владельца трудовой книжки, его полном имени и отчестве. Не допускается запись инициалов.
  • В шестой графе делаются пометки о номере и серии трудовой книжки и, соответственно, ее вкладыша. Стоит заметить, что нужно внимательно отнестись к тому, как правильно заполнять книгу учета движения трудовых книжек в таких случаях:
  1. работник сам предоставил документ.
  2. работник оформляется впервые}

Работники в возрасте могут предъявить документ старого образца, в котором отсутствуют серия и номер.

Чтобы пустая графа не была воспринята как небрежность и невнимательность при заполнении журнала, в ней ставится прочерк.

Бланки и вкладыши трудовых книжек 1974 года содержали буквы АТ и римские цифры, номер же был семизначным.

Современные бланки также содержат буквы, но цифр нет, они имеются в номере, который так и остался семизначным. На бланках трудовых документов колхозников также имеют место и номер, и серия.

Нужно быть внимательным при оформлении книжки впервые, так как она должна быть зарегистрирована в соответствующей книге по приходу и расходу. Использование неоприходованного бланка трудового документа недопустимо, ведь их серия и номер должны быть занесены в специальную книгу.

  • Седьмая графа несет в себе информацию о должности, на которую заступает работник. Пометка делается с учетом штатного расписания организации. Сначала указывается при заключении договора, а затем во всех документах по учету труда и его оплаты:
  1. документ учета рабочего времени}
  2. личная карточка сотрудника}
  3. трудовая книжка.
  4. приказ о приеме на работу}

Также вместо профессии может быть записана конкретная рабочая функция.

  • В восьмой графе принято записывать подразделение компании, куда принят на работу сотрудник. В случае, если организация сложно структурирована, то во избежание путаницы и ошибок записывается не только подразделение, где будет выполнять свои функции работник, но и вышестоящий орган, в составе которого находится предыдущий.
  • Девятая графа содержит записи о дате и номере документа, на основании которого был принят работник. К примеру, протокол совещания участников общества с ограниченной ответственностью, распоряжение или же приказ о приеме на работу. Запись имеет место лишь при регистрации трудовых книжек (как предъявляемых сотрудником, так и при оформлении первый раз). Информация о регистрации вкладыша неприемлема в данной графе, поэтому никаких ссылок на приказ не должно быть, ставится прочерк.
  • В десятой графе должна быть поставлена подпись лица, которое приняло у работника трудовой документ или оформило его впервые. Подпись собственноручная и обычно принадлежит сотрудникам кадрового отдела организации.
  • В содержание одиннадцатой графы должны быть внесены пометки о сумме, которую отдал работник за бланк трудовой книжки или вкладыша. Правила хранения и ведения трудовых книжек не прописывают конкретную цифру, но указывают, что при осуществлении выдачи трудового документа или вкладыша работодатель берет с работника определенную плату, которая рассчитывается с учетом расходов на ее приобретение. Данный столбец заполняется тогда, когда работник устраивается впервые. В остальных вариантах принято ставить прочерк, показывая таким образом, что деньги с сотрудника не были приняты.

Также, если организация имеет возможность выдавать трудовые книжки и их вкладыши бесплатно, и это зафиксировано в правилах внутреннего распорядка, то в одиннадцатой графе ставится прочерк, который будет свидетельствовать о том, что в данной компании эта информация не вносится.

  • Как двенадцатая, так и тринадцатая графа заполняется при увольнении работника. В двенадцатой указывается дата, когда сотруднику возвращается трудовая книжка, а в тринадцатой он оставляет свою подпись.

Если же в день увольнения работник не смог по каким-либо причинам забрать документ, то работодатель должен отправить работнику уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку или дать разрешение на то, чтобы она была отправлена по почте.

В таком случае в графах указывается:

  1. дата, когда была отправлена почтой трудовая книжка. Дополнительно нужно указать номера квитанций с почты, которые подшиваются в дело так же, как и копии отправленного уведомления.
  2. номер уведомления и дата}

Если за период работы сотруднику был выдан вкладыш, то он расписывается за него отдельно, ведь регистрация этого документа выделена отдельной строкой.

Если учитывать тот факт, что записи в книгу учета заносятся от руки, то кадровик может допустить ошибку, которая непременно должна быть исправлена.

Однако нет конкретных правил о том, как именно должны исправляться такие записи. Поэтому одним из вариантов по исправлению ошибок в рукописных документах и формах регистрации является зачеркивание одной чертой.

При этом написанное закрепляется пометкой об исправлении и подписью сотрудника кадровой службы, который внес изменения в документ. Единственный минус данного метода – это отсутствие места для пояснения и подписи. В связи с наличием такой проблемы, можно применить один из способов исправления ошибок в трудовой книжке, а именно под неверной записью делается пометка о том, что она недействительна, и ниже вносятся новые данные.

Никакие зачеркивания не потребуются. Кроме знаний о том, как заполнить документ, в котором будет зафиксировано движение трудовых книжек, нужно следить за тем, чтобы книга соответствовала следующим требованиям:

  1. Желательно переплет книги прошить нитками или подобрать твердую оболочку, так как данный журнал ведется достаточно долго, а потом длительное время находится в архиве организации.
  2. В книге должна присутствовать заверительная надпись с пометкой цифрами и прописью о количестве пронумерованных прошнурованных страниц. По правилам ведения и хранения учетной книги заверяется она подписью руководителя компании, а не кем-то из работников кадрового отдела.
  3. Книга должна быть опломбирована или иметь сургучную печать, которая захватывает часть листа бумаги, концы шнура, выступающие из-под него, и обложку. Если же вместо печати из сургуча использована пломба, то она может быть поставлена на концы шнура. По правилам ведения и хранения книг по учету движения трудовых книжек не предполагается ставить оттиски печатей при заполнении документа.
  4. До того момента, как книгу начнут заполнять, нужно проследить, чтобы каждая ее страница была пронумерована.

После того, как книга была заполнена от первого до последнего листа, начинается ведение нового документа по учету движения трудовых книжек. Заполненная книга не сдается в архив, а остается на рабочем месте одного из работников кадрового состава организации, так как она понадобится при увольнении работника, которому нужно будет расписаться в журнале.

В последующем книга учета трудовых книжек и их вкладышей сдается по описи в архив организации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+