Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Закончился журнал регистрации входящей корреспонденции

Закончился журнал регистрации входящей корреспонденции

Закончился журнал регистрации входящей корреспонденции

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения


В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций.

Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может.

Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем?

Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье. Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

  1. Получаемые (входящая корреспонденция).
  2. Отсылаемые (исходящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

  1. Нижестоящие организации.
  2. Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.
  3. Вышестоящие инстанции.
  4. Предприятия-партнеры.

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств).

Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия. Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении.

Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы.

Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями.

Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц. Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам.

Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей. Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету.

Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки.

Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать.

Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица.

Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц.

Исправления не допускались.Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания.

Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от в нем регистрируемой.

Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу. В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки.

Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере.
Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

  1. Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
  2. Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.
  3. Принтер.
  4. Компьютерную электронную почту.
  5. Сканер.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать.

Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться. Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции.
Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции.

Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

  1. Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
  2. Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
  3. Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее.

Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами. Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции.

Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье. Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

  1. Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
  2. Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
  3. Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
  4. Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
  5. Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
  6. Дата отправления.
  7. Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
  8. Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.
  9. Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
  10. Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции.

Образец представлен выше. Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

  • Нижестоящие организации.
  • Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.
  • Вышестоящие инстанции.
  • Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
  • Фирмы-партнеры.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

  1. Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
  2. Количество экземпляров.
  3. Название документа.
  4. Организация, направившая документ.
  5. Дата получения.
  6. Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
  7. Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя. Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником.

В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия.

Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации.
В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации.

Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции – дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие.

Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию. На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов.

Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику.

Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма.

Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается. Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации.

В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия.

На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия.

Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия.

Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано.

Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

  1. Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
  2. Рационализирует обмен информацией внутри производства.
  3. Упорядочивает документооборот.
  4. Помогает быстро найти необходимый документ.
  5. Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно. 8 июля, 2018 Статья закончилась.

Вопросы остались? Комментарии 0 Загрузить аватар Отмена Ответить Редактирование комментария возможно в течении пяти минут после его создания, либо до момента появления ответа на данный комментарий. Отмена Сохранить × Причина жалобы Нежелательная реклама или спам Материалы сексуального или порнографического характера Оскорбление Детская порнография Пропаганда наркотиков Насилие, причинение себе вреда Экстремизм Взлом аккаунта Фейковый аккаунт Другое Сообщить

Отличный секретарь

Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку.

К примеру, помощник или секретарь нажал на ненужную цифру или же упустил несколько сотен номеров, из-за чего после письма №1234 идёт сразу письмо №1435. В этой статье будут представлены вашему вниманию самые распространённые ошибки, которые допускаются при работе с регистрацией документов секретарями и делопроизводителями. Что делать, если вдруг оказалось, что совершена ошибка?

Нужно ли эту ошибку исправлять или же можно её оставить без изменений? Как сделать так, чтобы больше не допускать ошибок? Первое и главное: всё-таки мы являемся людьми, а не какими-то там автоматами, которые никогда ни в чём не ошибаются.

Именно поэтому, увидев «непоправимое», не нужно сразу паниковать или начинать искать новую работу. Для начала разберитесь, к чему привела или может привести ваша ошибка, запутала ли она что-то. Ну и второе, не менее главное: оставлять все так, как есть сейчас, с путаницей, тоже нельзя.

Описание проблемы: в журнале, который ведёте на бумаге, вы допустили ошибку, когда расставляли номера, и после 4567 внезапно пошли номера 5468, 5469 и так дальше.

Самый плохой сценарий здесь – тот случай, когда речь идёт о журнале, в котором регистрируются исходящие документы, и ошибка была замечена не сразу. Все исходящие письма с неверными номерами уже отправлены адресатам.

В такой ситуации изменять номера уже поздно. Ведь, если вы, желая скрыть свою ошибку, очень аккуратно измените номера в журнале, возникнет путаница, скорее всего, появятся двойные номера, а ответы при этом будут идти на те, неправильные, индексы… Такой казус выйдет далеко за пределы секретариата.

При всем этом адресату абсолютно всё равно, под каким номером значится полученное им письмо… Так что в этой ситуации номера остаются.

Единственной мерой по исправлению ошибки в журнале регистрации станет специальная пометка. Ведь секретарь может взять отпуск, уйти на больничный или же вообще поменять работу, а в журнале образуются, и останутся пропуски в номерах.

Нельзя же помнить о них постоянно, поэтому в журнале нужно сделать примечание-объяснение.

Объяснение в бумажном журнале для регистраций может выглядеть, например, так: Заверить подобную запись должен работник, который несёт ответственность за делопроизводство организации (это может быть начальник службы ДОУ, начальницы канцелярии, секретарь или же делопроизводитель). Для того, чтобы такая неприятная ситуация больше не происходила, в первую очередь нужно сделать все, чтобы перейти с бумажных журналов на электронные.

Для того, чтобы такая неприятная ситуация больше не происходила, в первую очередь нужно сделать все, чтобы перейти с бумажных журналов на электронные.

Как-никак, 21-й век уже в самом разгаре… В системах электронного документооборота номера присваиваются автоматически, и какая-либо ошибка здесь исключена.

В более простых вариантах автоматизации, например, с помощью средств Microsoft Office или Google таблиц, очередность номеров настраивается вручную без каких-либо пропусков.

Так, в Excel это происходит следующим образом: Нужно написать номер в одной ячейке, потом следующий номер, после этого выделить обе ячейки, подвести курсор к правому углу, захватить его и немного протянуть выделенную область вниз.

Программа самостоятельно проставит номера в том диапазоне, который будет протянут вниз. Если же по какой-то причине электронные регистрационные формы исключаются и вам приходится вести бумажные журналы, нужно в конце каждого рабочего дня просматривать все номера и проверять, не совершена ли ошибка.

Это занимает пару минут. Чем раньше обнаружится ошибка, тем легче будет ее исправить.

Описание проблемы: почтальон осуществил доставку из тридцати писем, где на каждом конверте указан адрес вашей компании. Секретарь поставил свою подпись за все полученные письма, вскрыл их и рассортировал.

Затем были проставлены штампы, письмам присвоены номера, информация внесена в журнал регистрации. Письма попали на рассмотрение к директору, и одно из них он вернул со словами, что оно адресовано не вашей компании. Возможно, добавил при этом, что нужно быть внимательнее.

Причина ситуации вполне понятна: судя по всему, отправитель перепутал письма и положил в конверт с адресом 1 письмо 2, а в конверт с адресом 2 письмо 1 и отправил, а секретарь просто упустила этот момент.

В результате в журнале компании зарегистрировано совершенно чужое письмо.

Запись об ошибочном письме нужно аннулировать.

Если оплошность была замечена в день записи, а журнал электронный, тогда в строке номера просто изменяется информация, и вместо «чужого» регистрируется письмо, доставленное правильно.

Если этого сделать уже нельзя (иначе пропадет номер), то делается запись об аннулировании. На картинке показано, как аннулировать запись в электронном журнале: В бумажном журнале делается аналогичная запись, которая подписывается и заверяется так, как говорилось выше.

Что делать с самим письмом, пусть подскажет вам профессиональная этика. Проще всего выбросить, но делать этого не стоит, тем более, если очевидно, что письмо серьезное. Если есть телефоны исполнителя или приемной, нужно позвонить им и сообщить, что письмо доставлено не по адресу, после чего договориться о том, как поступить.

Особенно важно это сделать, если к письму прилагались оригинальные экземпляры каких-либо документов.

Чтобы подобная ситуация больше не происходила, нужно, вскрывая почтовые конверты, обращать внимание на то, как оформлен реквизит «Адресат» и какая организация там указана. Описание проблемы: одно и то же письмо было сначала выслано отправителем по почте, а потом ещё раз по факсу (или наоборот).

То письмо, которое было отослано по факсу, вы уже зарегистрировали и пустили в работу. А другое письмо, которые через несколько дней пришло по почте, вы зарегистрировали под другим номером и тоже пустили в работу.

В результате имеем два одинаковых письма под разными номерами. Плюс ко всему этому руководитель и исполнитель остались недовольны. Директору придётся второй раз тратить время на одну и ту же информацию, а исполнителю нужно будет объяснять, почему вдруг он вдруг получил задание, аналогичное тому, что и пару дней назад.

Данная проблема решается тем, что в графе «примечание» в журнале вы должны написать о совершённой повторной регистрации, указав первый номер входящего письма. В электронном журнале – просто текст, в бумажном – текст, заверенный подписью и печатью. Если ошибка была замечена быстро, то в электронном журнале можно удалить информацию и поместить под этот номер другое письмо, пришедшее в тот же день.

Минус бумажной регистрации в том, что отследить, приходило ли такое письмо ранее, практически невозможно. Если только секретарь почему-то запомнил это письмо и уверен, что было, то тогда можно полистать журнал назад и поискать.

Относительно каждого письма такая работа, конечно, невозможна.

Электронные регистрационные формы подобных ошибок не допускают и сами сообщают о том, что информация вводится во второй раз. Оставляйте в комментариях примеры других ошибок в журнале, попробуем исправить их вместе! Опубликовано: | Метки: , ,

Вход на сайт

Рубрика: Ответов: 92 Вы можете тему в список избранных и на уведомления по почте.

2

sova2008 28 августа 2008, 7:04 Надо вести журнал, и отдельно базу исходящнй документации, а копии документов отдельно подшивать, у нас так, и штат 18 человек Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления. Юлия 8 мая 2009, 9:11 Надо ли прошнуровывать и пронумеровывать журналы по вход.

и исх. кор-циям? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Alex 19 мая 2009, 9:53 Если Вы ведете документацию нескольких организаций, то придется заводить необходимый перечень журналов для каждой.

Вы должны завести следующие журналы: 1.Учета входящей корреспонденции (в нем будут графы: порядковый номер, дата получения, организация — отправитель, наименование документа и его краткое содержание, фамилия должностного лица, которому руководитель направит для исполнения, дата и его роспись в получении) 2.Учета входящей документации ( порядковый номер, дата отправки, наименование организации- получателя, документ и его краткое содержание, необходимо также делать пометку каким образом Вы отправили документ: почтой, факсом , нарочным и др.) 3.Журнал внутренних документов: заявлений, служебных, объяснительных и докладных записок ( порядковый номер, дата получения, ФИО сотрудника, документ и его краткое содержан ие, ФИО должностного лица-исполнителя, дата и роспись в получении) Журналы лучше заводить толстые — типа книг в жестком переплете. Их можно использовать несколько лет — пока хватает страниц.

Но каждый год с 01.01.года Вы открываете новую нумерацию( 1, 2, 3.) П окончании отправляете в архив. Закончился журнал , но не закончился год — заводите новый журнал , просто указываете на нем дату начала ( начат 01.05.

года) и продолжаете нумерацию ( 155, 156,.) Журнал входящей и исходящей можно объеденить. Вчера купил в комусе журнал регистрации входящей/исходящей корреспонденции и журнал регистрации документов.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Беларусь Написал 1384 Репутация:

19 мая 2009, 10:53 Товарищи, поделитесь опытом, кто ведет еще и делопроизводство. Какие вы дела формируете по переписке?

Если поднять типовые перечни и поиском пройтись по ним словом «переписка», то вы найдете тьму статей, в которых присутствует переписка, а это, я так понимаю, и исходящие, и входящие документы.

И все бы ничего, да у них разные сроки хранения и 10, и 5, и 3 и 1 год(ы). Значит их надо относить в разные дела.

У меня и до меня все было в куче. Теперь сижу, перебираю каждый листик и разношу в разне папки, чтоб как то выделить доки на уничтожение. Вот интресно какие доки относяся к переписке по основной деятельности?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

— А как вы на Земле определяете — кто перед кем сколько раз приседать должен? — Ну, это «на глаз». — Дикари!

(К/Ф Кин-Дза-Дза») [e-mail скрыт] Беларусь, Минск Написал 1 Репутация: 10 декабря 2009, 13:51 Даже если у вас организация 4 человека, то все равно составляется номенклатура дел. Она для того и дана, что бы систематезировать хранение документов и упростить их поиск.

У нас организация 7 человек. Номенклатура дел составляется по функциональному принципу (нету структурных подразделений). И переписка хранится в отдельных делах. Журналы исх.и вход.корреспонденции прошнуровываются и пронумеровываются.

На практике я завела как минимум дело «Переписка по основной деятельности», если возникают какие любо вопросы, то просто поднимаю типовые перечни и смотрю что подходит. Сразу все заводить не надо (вы же не знаете нужно будет вам это или нет), для этого и включается в номенклатуру дел Резерв.Птица писал(а):Вот интресно какие доки относяся к переписке по основной деятельности?

Какая у вас основная деятельность в организации?

Кстати, если у вас в год выходит более 500 документов исходящей корреспонденции, то можно завести регистрационные карточки.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Беларусь, Гомель Написал 1 Репутация: 19 марта 2010, 17:48 Работник по незнанию не начал заново нумерацию с нового года в журналах регистрации исходящей и входящей корреспонденции, как поступить в таком случае?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Новогрудок Написал 6516 Репутация: 19 марта 2010, 22:06 Галина писал(а):Работник по незнанию не начал заново нумерацию с нового года в журналах регистрации исходящей и входящей корреспонденции, как поступить в таком случае?

Могу сказать одно: ну начали Вы год год с 234-нного номера, ну и ведите далее как есть, хотя конечно нумерация начинается с началом нового года. Хто Вас обвинить в чем-либо?

А у Вашей (нашей) организации, вопреки (хотя нихто энтого, по-большому счету не запрещает) инструкции делопроизводство ведется таким образом.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

«Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения.»

(В.Пелевин) Беларусь, Минск Написал 26 Репутация: 25 октября 2010, 15:37 Добрый день господа! У меня такое дело. Я бухгалтер, но на небольшой фирмочке исполняю обязанноти и кадровика и секретаря и. Хотелось бы порядка в документах, но делопроизводство я знаю не особо.

Вопросы таковы: 1)Нумерацию документов нужно вести отельно по видам документов(я имею ввиду такие доки как заявления, письма и т.д.)? 2) Нужно ли регистрировать бухгалтерские документы(ТН, счета, акты и т.д.) в журналах исходящей входящей корресп.? 3) Если на первый вопрос ответ положительный, то на каждый ли вид документов нужно заводить отдельный журнал?

4) Для составления номенклатуры дел, каждая папка должна быть пронумерована, в том числе и с бухгалтерскими документами, а нумерация пояснена в каком-то отдельном док-те?

Допустим папка №05 — Акты выполненных работ и т.д.?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

— Беларусь, Минск Написал 26 Репутация: 27 октября 2010, 18:26 Ответьте пожалуйста.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

— Беларусь, Минск Написал 26 Репутация: 28 октября 2010, 10:44 Вопрос. Инструкция по делопроизводству в гос.

органах и организациях РБ утвержденная постановлением Министерства Юстиции (Глава 3, п.25) гласит : .на бланк для письма наносятся ограничительные линии для реквизитов, регистрационный индекс(простая нумерация?) и дата входящего документа(заполняется получателем письма?).» Правильно понимаю?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+