Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Правильная нумерация страниц в документах

Правильная нумерация страниц в документах

Как правильно нумеруются страницы в документах


Бесплатная консультация по телефону: Москва Горячая линия Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы.

Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий.

Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным. Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции.Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП.

Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.Правила нумерации страниц документов:

  1. Нумерование проводят простым карандашом.
  2. Нумерации подлежит лист, а не страница целиком. Помним, документ имеет две стороны, следовательно, два разных листа.
  3. Проставленная цифра не должна находить на текст, либо слишком близко приближаться к нему.
  4. Цифры положено проставлять на верху страницы. Для этого выделяется правый угол.
  5. На листе положено ставить цифру в возрастающем порядке.

Прошивка документов требует внимательности и терпения. Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.

  1. Титульную страницу можно не прятать под картон, если срок хранения документов менее 25 лет.
  2. Поверх сшивки нужно расположить обложку, желательно из картона, если срок хранения ваших документов не менее 25 лет.
  3. Поверх пачки с вложенной документацией необходимо приложить лист титул, на котором содержится вся информация о вложении.

Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.

  1. Нумеровка листов проходит по стандарту.

    Размещение цифр только справа, в верхней части угла.

  2. Нумерование проходит с одной или двух сторон документа!
  3. Следующий лист за титульным считается первым. Это значит, что в правом углу нужно ставить цифру «1»

Одна страница документа может иметь два листа, лицо обязательно четное, а тыльная часть не четная.

Если же расположения текста с одной стороны, тогда нумеруют только одну сторону.

  1. Если пропущен лист, можно проставить номер с маленькой буквой.

Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.д.

  1. При вкладывании конверта с содержимым последовательность следующая.

    Сначала нумеруют конверт, затем поочередно вложенные в него листы.

  2. При вкладывании мелких листов, чеков, квитанций, необходимо провести опись этих документов. После их крепят вместе с описью.

    Нумерации подлежит опись.

  3. При вкладывании в основную пачку для прошивки листов большего формата чем А 4, нужно проставить нумерацию согласно стандарту. Затем левую сторону согнуть к подшивке.Помним, лист должен складываться и разворачивать по первому же требованию.

В одну пачку допустимо вложить до 250 листов, не более.

Титул/опись можно приклеить к твердой обложке.

  1. Листочек/фиксатор обязательное условие. На нем прописывают количество пронумерованных страниц в пачке, проставляют дату и подпись.
  2. Прошивку выполняют дважды, после чего завязывают узелок, хвостики приклеивают чистым прямоугольным листочком/фиксатором.
  3. Сшивание производят в той же последовательности, что и нумерацию.

Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.

  1. Если обнаружен пропуск, например, 27,29. Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.
  2. Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.
  3. Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки.

    После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.

  4. Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
  5. Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.
  6. Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
  7. Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию. При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.
  8. Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.
  9. При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть.

    Рядом с ним прописываются новые номера. Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом.

    Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.

  10. Так же поступают и с обложкой.

Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе. Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.

  1. После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки.

Существуют положения ведомственных структур, которые устанавливают правила подачи документов в определенных отраслях.Все три положения говорят о едином порядке нумеровки и сшивания/шнуровки документов. Внимательно следуя этим инструкциям, вы сможете избежать многих ошибок.На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год. Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось.

По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы.

Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.Если не предусмотрено иное, документация хранится в архиве:Правила подачи сшитых документов в архив:При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку.

Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный.

На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять.
В таком случае достаточно одной описи.Правила нумерования документов для сдачи в архив:

  1. Если есть дополнительные вложения, их можно провести с тем же числом, добавляя букву.
  2. Все остальные правила остаются без изменений, согласно ГОСТу.
  3. Нумерование идет по стандарту, начиная со следующего листа за титульным описанием.
  1. Дополнительно описать какие документы вложены, может есть ветхие или порванные.
  2. Мокрый оттиск штампа предприятия или ИП.
  3. Инициалы сотрудника нумеровавшего документы в подшивке.

    Обязательно дату и подпись.

  4. После завершения нумерования обязательно проклеить узелок и хвостики нитки.
  5. На прямоугольном листике нужно указать, сколько листов пронумеровано. Обязательно прописать цифрами и прописью.

Важно!

Оттиск должен быть размещен таким образом, чтобы он разместился и на прямоугольной наклейке и на листе рядом. Это же касается и подписи лица оформлявшего данную документацию.Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу.
Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.

  1. Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
  2. Номера не находят на текст.
  3. Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.
  4. Проставление номеров только в правом углу.

Правильного сшивания бумаг есть несколько способов.

Единственное что следует исключить в работе, так это степлер.

Он категорически запрещен.

  1. Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.
  2. Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.

Технология шитья/шнуровки:

  1. Завершающий этап после шнуровки подпись, штамп, опись на листике/фиксаторе.
  2. Документация, которая хранится свыше 10 лет, шнуруется на 5 проколов. Фиксирующая наклейка на тыльной стороне только папирусная.
  3. Документация, которая хранится до 10 лет, может шнуроваться через 3-4 прокола. Фиксирующая наклейка на обычной офисной бумаге.
  4. Шнуровать нужно минимум два раза.

    Шнуровка обязательно пересекается между собой.

    После завязывания узелка поверх клеится листик/фиксатор прямоугольной формы, приблизительно 3 на 4 см.

  5. Приклеивание наклейки только клеем: силикатный, ПВА, сухой карандаш, значения не имеет. Готовые покупные наклейки не пригодны для использования.
  6. Расстояние между проколами стандартно 3 см.

    Отмеряют его от середины листа.

Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны.

Номера пишутся только простым карандашом.

  1. Под исключение попадают чертежные схемы, фото, части иллюстративных документов. Их положено нумеровать с тыльной стороны, в верхней части ближе к левому углу.
  2. Таких правил придерживаются при нумеровке всей документации.

Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив.

Даже если документация не подлежит сдаче в будущем, вы готовите ее для визита в государственное учреждение, правила по оформлению остаются неизменны.Подводим итоги:Нумеровка документов вопрос довольно щепетильный, требует определенной последовательности и внимания, Справиться с такой работой под силу каждому.
Даже если документация не подлежит сдаче в будущем, вы готовите ее для визита в государственное учреждение, правила по оформлению остаются неизменны.Подводим итоги:Нумеровка документов вопрос довольно щепетильный, требует определенной последовательности и внимания, Справиться с такой работой под силу каждому.

Следуя несложным правилам, вы с легкостью проведете подготовку необходимых документов.Источник: https://luckclub.ru/kak-pravilno-numerovat-dokumenty-stranicy-listy-pri-podshivke-v-deloproizvodstve-dlya-arhiva В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.

  • Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат.Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны.

    Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.

  • Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней.Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности.Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера.

    Текст такой:

  • В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___( _______) листовПодпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

    • Теперь нужно пронумеровать документы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

    Нумерация строго регламентирована:

    • материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
    • цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
    • в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
    • нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
    • документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером.

      Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;

    • когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.
    • на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
    • опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
    • письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
    • листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;

    Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле.Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности. Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:Более того, если вы планируете в дальнейшем печатать этот файл, нумерация спасет вас от возможной путаницы в последовательности страниц. Для того чтобы пронумеровать документ в редакторе Майкрософт Ворд, необходимо сделать следующие действия:

    1. Первым делом откроем какой-нибудь файл с большим содержимым.
    1. После этого перейдите на вкладку «Вставка» и кликните на кнопку «Колонтитулы».В появившемся меню выберите пункт «Номер страницы».

      Вас спросят, куда именно вставить данный элемент (при наведении на каждый пункт, справа вы увидите предварительные варианты):

    1. Сразу после этого вы увидите, что сверху или снизу (в зависимости от выбранного типа нумерации) появится поле для ввода информации. Кроме этого, на верхней панели откроется новая вкладка «Конструктор».Если кликнуть на иконку «Положение», можно будет настроить расстояние от верхнего и нижнего края.

      Таким способом вы сможете вручную указать отступы перед текстом.

    Только не перестарайтесь. Учитывайте границы листа. Если переборщить, то можно выйти за пределы печати.

    1. Для того чтобы сохранить настройки, нужно нажать на кнопку «Закрыть окно колонтитулов».
    1. Сразу после этого пунктирная линия автоматически исчезнет.

      В результате этого вы увидите аккуратную цифру, расположенную внизу листа.

    Если вам что-то не понравилось или получилось не так, как вы хотели, то всегда можно возобновить редактирование.Для этого достаточно сделай двойной клик левой кнопки мыши на элементе, расположенном в колонтитуле. Например, если первая страница будет титульным листом. Особенно, если это официальный документ и там будут ставить штамп.

    Для того чтобы это исправить, нужно в меню «Параметры» поставить галочку около пункта «Особый колонтитул для первой страницы». Сразу после этого в нижней части листа вы увидите соответствующую надпись. Если прокрутить документ дальше, то вы увидите, что со второго листа нумерация возобновляется.https://www.youtube.com/watch?v=xLdHLUAF5coЕсли эту галочку убрать, то на титульнике цифра снова появится.

    Для активации этой настройки нужно поставить галочку около соответствующего пункта.

    Сразу после этого возле рамки будет отображаться другая надпись.Теперь вы сможете указать определенный текст для колонтитула верхней или нижней части четного либо нечетного листа.

    Благодаря этому вы можете нумеровать страницы, как вам угодно.Главное – не перестараться.

    А то может получиться нечитабельный документ. В колонтитул кроме цифры можно добавить что угодно. Кроме этого, получится изменить положение элементов.Например, сделать так, чтобы всё, что там находится, выровнялось по левому краю.Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.

  • В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.
  • Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

    Инструкция:

    • Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
    • Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
    • Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
    • Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа
    • Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края

    Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.Какие документы и для чего нужно сшивать Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный.Инфо Все делается гораздо проще.

    Инструкция:

    • Поставьте печать и подпись на клочке бумаги
    • Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
    • Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
    • Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
    • В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия

    Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец Как прошить папку с документами?Подробнее о подшивке можно узнать в видео. ВИДЕО: Подшивка папки с документами Как прошить документы для архива В архив не принимают не подшитые дела.Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.

    • Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
    • Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
    • Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один.
    • Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
    • При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

    Кроме этого, на верхней панели откроется новая вкладка «Конструктор».Если кликнуть на иконку «Положение», можно будет настроить расстояние от верхнего и нижнего края.

    Таким способом вы сможете вручную указать отступы перед текстом.Только не перестарайтесь.

    Учитывайте границы листа. Если переборщить, то можно выйти за пределы печати.

    1. Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.
    2. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
    3. Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
    4. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
    5. Дата подшивки.
    6. Срок хранения.
    7. Данные ответственного лица – составителя подшивки.
    8. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
    9. Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
    10. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
    11. книги приказов по иным вопросам организации;
    12. Название документа.
    13. штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).
    14. книги приказов по личному составу;
    15. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
    16. Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
    17. Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

    Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

    Как правильно и какими нитками подшить документы.

    Содержание Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам.

    Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

    1. Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
    2. Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

    Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям?

    Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

    1. Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
    2. Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
    3. Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
    1. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки.

      Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

    2. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.

    Какие документы прошиваются?

    1. Документы для налоговой
    2. документы для сдачи отчетности в ПФР
    3. при подготовке документации к сдаче в архив
    4. документы на тендер
    5. нотариально удостоверенные копии и переводы
    6. документы в различные отделы банка
    7. книги учета прибыли
    8. документы при заключении особо важных соглашений
    9. Документация бухгалтерии
    10. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
    11. копии уставных документов
    12. Кадровая документация по итогам текущего года
    1. Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.
    2. Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
    3. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов.

      Идеальный вариант — использование специального оборудования.

    4. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.

      Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

      Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

    Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

    Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

    1. документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
    2. бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках
    1. Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
    2. Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
    3. Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
    4. Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

      На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

    1. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками.

      Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.

    2. Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку.

      Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

    3. 2-3 листа сшиваются обычной нитью.

      Ее необходимо сложить вдвое для прочности.

      Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

    Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

    1. документов, которые необходимо прошить
    2. печати организации
    3. иглы с нитью подходящей толщины
    4. клея канцелярского
    5. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге

    Прошиваем документ в 3 этапа:

    1. Заверяем готовое дело
    2. Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
    3. Готовим бумаги для прошивки.

      Для этого необходимо расположить их по группам

    4. Сшиваем
    5. Оформляем сопроводительную надпись.
    6. Готовим внутреннюю опись.

    Для прошитого пакета документов допускается следующее:

    1. возможна подача документов без заверительной надписи
    2. упустить этап систематизации документов
    3. распределить документы без нумерации

    Этап 1:

    1. Сколько делать отверстий?

      Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

    2. Делаем проколы.

      Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

    3. Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе.

      Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу.

      Используем для этого простой карандаш.

    1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.
    2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий.

      Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

    1. Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали.

      Заверяющий документы ставит подпись.

      Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

    1. Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху.

      Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.

    2. У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем.

      Связываем их между собой. Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

    3. С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.

      Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.

    4. Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
    1. Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны.

      Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

    2. Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье.

      Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.

    На что стоит обратить внимание:

    1. прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
    2. первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
    3. граница от края листа составляет 1,5-2 см
    4. отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля

    Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео. Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

    1. Используем для этого простой карандаш
    2. Несколько томов документов нумеруются по отдельности
    3. Ставим цифры по возрастанию
    4. Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
    5. Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
    6. Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
    7. Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
    8. Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
    9. Приложения нумеруем в общем порядке
    10. Проставляем на листах арабские цифры
    11. Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
    1. Документы сшиваются способом в 2-4 прокола.

      Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.

    2. количество листов в одной прошивке — не более 150
    3. прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
    4. инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
    5. все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
    6. На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.
    1. Документы нумеруются.
    2. Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.
    3. Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.

    Для прошивки можно использовать такие материалы:

    1. обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
    2. прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства
    3. суровая или прошивная нить
    4. тонкий длинный шнурок
    5. банковский шпагат

    Процесс прошивки журнал учета:

    1. при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
    2. клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
    3. концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
    4. указываем дату прошивки
    5. готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
    6. вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
    7. выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
    8. вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие

    Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

    Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике. Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике.

    Автор: Оцените статью

    Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ

    Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения. С 1 июля 2021 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:

    1. ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
    2. ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

    Дополнительно в этой сфере приняты:

    1. ГОСТ Р 2.106-2019 «Единая система конструкторской документации.

      Текстовые документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 176-ст;

    2. ГОСТ Р 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации.

      Эксплуатационные документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 177-ст;

    3. ГОСТ Р 2.711-2019 «Единая система конструкторской документации. Схема деления изделия на составные части», утв.

      приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 179-ст.

    4. ГОСТ Р 2.610-2019 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 178-ст;

    На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными.

    Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода.

    Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95.

    В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.

    Разрешается заполнять документацию:

    1. машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
    2. применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
    3. на электронных носителях информации.
    4. рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);

    Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.

    Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций: Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95 Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019 Высота символов — не менее 2,5 мм · шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров; · допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно. Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм Интервал между строками — не менее 8 мм · текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала; · допускается использование двойного межстрочного интервала.

    · расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм; · расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм. · расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте; · при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

    При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы. Относительно копий в ГОСТ 2.105-95 заявлено, что их (здесь и далее приведены выдержки из текста): выполняют одним из следующих способов:

    1. типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
    2. на электронных носителях данных.
    3. микрофильмированием;
    4. светокопированием;
    5. ксерокопированием — рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;

    В национальном стандарте на этот счет добавлены способы изготовления электронных копий:

    1. сканированием исходного бумажного документа;
    2. конвертированием или трансформированием ТДЭ из одного формата в другой или из одной схемы данных в другую;
    3. цифровым копированием.

    Отдельно следует выделить установленные стандартами требования к текстовым документам, касающиеся структуры последних. Они могут состоять из:

    1. подразделов. Первая цифра обозначает принадлежность к конкретному разделу, вторая — порядковый номер конкретного подраздела.
    2. разделов. Обязательно проставляется номер каждого, отделенный точкой от основного названия. Точка в конце названия не используется, перенос слов не допускается. Начало каждого раздела оформляется на новом листе;
    3. книг, у которых тоже есть номера и наименования;
    4. частей с присвоенным наименованием и обозначением. За исключением первой, каждой из них присваивается порядковый номер;

    Что касается нумерации, ЕСКД при оформлении документов позволяет сделать ее как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

    Внимательно посмотрите требования ЕСКД к содержанию и оформлению документации. В документах содержится исчерпывающий список того, что нельзя употреблять в тексте. Так, недопустимо:

    1. применять произвольные словообразования;
    2. применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
    3. сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.
    4. применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
    5. применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

    Помимо этого, требования ЕСКД 2021 года запрещают:

    1. указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.
    2. ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел;
    3. перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра;
    4. писать математические знаки без числового сопровождения;

    Любой элемент текста следует оформлять в соответствии с правилами, отклонение от обязательных требований не допускается.

    : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

    Все для бухгалтера.

    1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

    18+

    Как нумеровать документы и задать номер со второй страницы?

    3 ноябряБольшие документы, как и книги, требуют нумерацию страниц, иначе после печати на бумаге, вы рискуете смешать в не том порядке листы, в случае работы с ними «вживую», а не электронно. Давайте потратим время и узнаем, как же нумеровать страницы в программе Word, как можно отредактировать номер страницы, а также, , проставим особый номер в колонтитул для первой страницы, для (обложки).

    Как удалить всю нумерацию в документе?Номер текущей страницы, а также количество страниц в документе отображается на внизу окна.Это техническая нумерация страниц, которая не выводится на печать, но нужна для ориентации по документу.

    Но существует вставка номера страницы в любом из колонтитулов документа, в верхнем или нижнем. Нумерация страниц – это частный случай , поэтому многие методы работы с нумерацией и колонтитулами полностью идентичны. Дополнительно посмотрите статьи, как можно вставлять различные объекты (таблицы, картинки, текст) в колонтитулы документа Word.Чтобы добавить нумерацию на саму страницу для вывода ее на печать, выполните следующие действия:1.

    В окне открытого документа перейдите к вкладке «Вставка».2. В группе «Колонтитулы» выберите кнопку «Номер страницы».3.

    В меню «Номер страницы» наведите курсор на один из способов расположения номера на странице:

    1. «На полях страницы» – для размещения нумерации в области полей;
    2. «Внизу страницы» – для размещения нумерации внизу страницы;
    3. «Вверху страницы» – для размещения нумерации вверху страницы;
    4. «Текущее положение» – для общих случаев нумерации страницы.

    4. В меню выбранного расположения выберите нужный стиль нумерации.5. Для возвращения к работе с документом дважды щелкните по текстовому полю страницы.Примечание.

    После задания параметров нумерации номер страницы появится в пространстве за верхним или нижним полем (как было выбрано вами).

    При работе с основным текстом документа нумерация находится в неактивном состоянии и отличается серым приглушенным цветом.

    При двойном щелчке по номеру страницы левой кнопкой мыши основной текст документа становится неактивным , а нумерация месте.Однако важно знать, что на печать нумерация страниц будет выведена без всякого изменения цвета и «приглушения».Чтобы отредактировать номер страницы, надо:1. В окне открытого документа перейти к вкладке «Вставка».2. В группе «Колонтитулы» выбрать кнопку «Номер страницы».3.

    В меню «Номер страницы» щелкнуть по пункту «Формат номеров страниц».4. В окне «Формат номеров страниц» необходимо задать следующие параметры:

    1. в группе «Включить номер главы» – стилистику номера главы при ее добавлении к номеру страницы;
    2. в графе «Формат номера» – тип нумерации (арабские или римские цифры, а также заглавные или прописные латинские буквы);
    3. в группе «Нумерация страниц» – способ продолжения нумерации – продолжить или начать с определенного номера.

    5.

    Закрыть окно кнопкой «ОК».Очень часто при создании документов (например, рефератов, курсовых и т.д.) необходимо, чтобы на первой странице отсутствовал ее номер. Подробнее о том, как Чтобы не отображать номер первой страницы документа, выполните следующие действия:1 способ:1. В окне открытого документа дважды щелкните в области нумерации страницы.2.

    Когда активируется вкладка «Конструктор — Работа с колонтитулами», щелкните в группе «Параметры» выберите пункт «Особы колонтитул для первой страницы».3. Для возвращения к работе с документом дважды щелкните по текстовому полю страницы.2 способ:1.

    На вкладке Макет, в группе Параметры страницы выберите команду открытия окна «Параметры страницы»2. В окне «Параметры страницы» перейдите на закладку «Источник бумаги» и установите галочку напротив команды «Различать колонтитулы — первой страницы» — это и есть Особый колонтитул для первой страницы.1 способ:1.

    В окне открытого документа переходим к вкладке «Вставка».2.

    В группе «Колонтитулы» выбираем кнопку «Номер страницы».3.

    В меню «Номер страницы» выбираем пункт «Удалить номера страниц».2 способ:1. Дважды щелкаем левой кнопкой мыши по номеру любой страницы, чтобы войти в область нумерации.2. Выделяем номер и удаляем его клавишами Delete или Backspace.Итак, вам предложены практически все варианты команды с нумерацией страниц в документе Word, это и создание, вставка номера страницы, разделение страниц с первой титульной страницей, а также редактирование формата номера и удаление нумерации в документе.Ставьте, пожалуйста, лайк, если статья оказалась полезной или интересной.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +