Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Обязательно ли писать наименование новой работы с страницы в трудовой

Обязательно ли писать наименование новой работы с страницы в трудовой

Обязательно ли писать наименование новой работы с страницы в трудовой

Как правильно заполнить трудовую книжку


Некрасова Наталья Автор PPT.RU 19 января 2021 Порядок заполнения трудовой книжки — последовательность действий по внесению записей в главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж.

По записям в этом документе происходят начисления пенсионных выплат, поэтому важно правильно внести все записи в этот документ.

За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель. Расскажем, как заполняется трудовая книжка и дадим образец оформления трудовой книжки 2021 года.

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется .

Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа. Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены .

В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2021 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные . Согласно , трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности.

Согласно , трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности.

Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье. Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и оформлению пенсии.

Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила.

Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве. Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила устанавливают обязанности работодателя:

  1. вернуть книжку владельцу при увольнении, и если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  2. заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
  3. вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.
  4. вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  5. вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
  6. оформить бланк при первом трудоустройстве;
  7. дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
  8. использовать точные формулировки из или федеральных законов со ссылкой на них;
  9. дополнить книгу вкладышем, если страницы закончатся;
  10. уведомить работника о необходимости забрать бланк, если по каким-то причинам работник не смог его получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. и . Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  1. подпись работника должна заверить сведения.
  2. не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  3. даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
  4. не применяют сокращений;
  5. используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
  6. информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
  7. Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;

Бланк трудовой книжки утвержден . Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2020) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

  1. сведения о награждениях.
  2. титульная часть — основные сведения о работнике;
  3. сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки. Титульный лист нужно оформлять особо внимательно.

Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

  1. дата открытия книжки;
  2. Ф.И.О. владельца;
  3. дата его рождения;
  4. образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  5. наименование профессии, как в дипломе;
  6. печать организации (если есть).
  7. подпись лица, заполнявшего бланк;

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака. Титульный лист трудовой книжки (2020) выглядит следующим образом: Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  • Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
  • Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  • Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
  • Порядковый номер текущей записи.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2020) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

  1. внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.
  2. внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность. » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию.

В обоих случаях нужно указать должность работника. Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Запись в книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации.

То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  1. полное и сокращенное название организации;
  2. реквизиты организации.
  3. дату принятия на работу;
  4. наименование должности работника;

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат.

Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении. Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении. В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации. Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях.

Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  1. вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
  2. награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  3. трудовые поощрения, прописанные в или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  1. 2 графа — дата награждения;
  2. 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.
  3. 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  4. 1 графа — порядковый номер записи;

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться.

Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование.

Как внести в книжку изменения? Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация.

Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая. При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  • В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  • Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  • В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений.

В 3 графе указывается «Запись №.

считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  1. указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.
  2. повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  1. заполняются личные данные сотрудника;
  2. проставляется дата;
  3. записи заверяются подписью и печатью организации.
  4. заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки.

На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

  1. вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  2. недопустимо исправление ошибок;
  3. если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.
  4. обложка должна быть неповрежденной;

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней.

Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы. В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат».

Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов. Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  1. в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  2. по центру — слово «Заявление»;
  3. дата и подпись.
  4. далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил , который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

  • Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
  • Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
  • Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  • Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
  • Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).
  • Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.

Мы уже писали подробнее о том, .

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Ответы на вопросы про трудовые книжки

В Школе бухгалтера прошел открытый вебинар, на котором эксперт Евгения Конюхова подробно рассказала, как правильно заполнять трудовую книжку. Читайте подборку самых интересных вопросов слушателей вебинара.

Отвечает Евгения Конюхова, ведущая вебинара «»: «Печать не ставится после записи о приеме, только после записи об увольнении.

Чтобы внести исправления, руководствуйтесь Правилами, утвержденными , и Инструкцией, утвержденной . Алгоритм действий:

  1. в графе 2 — дату исправления записи;
  2. поставить следующий порядковый номер;
  3. в графе 3 написать «Запись под номером… недействительна. Принят (написать дату приема на работу цифровым способом) в структурное подразделение, должность;
  4. в графе 4 дать ссылку на приказ о приеме на работу.

Важно: после слов «Запись под номером… недействительна» в графу 3 надо переписать правильный вариант записи о приеме на работу. Дата приема на работу в этой ситуации также вписывается в графу 3».

слушателей вебинара про трудовые книжки. Если сотрудник принимается для работы в обособленное подразделение, то в трудовом договоре достаточно указать название организации и населенный пункт. Работодателем по отношению к сотрудникам будет головная организация.

Поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация.

Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения в соответствии с трудовым договором и, соответственно, делать запись при изменении обособленного подразделения в одной организации? Евгения Конюхова считает, что в этой ситуации необходимо смотреть, что указано в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.

«Адрес не пишем, а название населенного пункта нужно указать, если оно присутствует в названии обособленного подразделения»

, — отмечает эксперт.

Кадровое делопроизводство Профпереподготовка в Контур.Школе.

Дистанционно Трудовой кодекс не регулирует перевод из совместительства на основное место работы. Ситуация. Сотрудник оформлен в другой компании бухгалтером, и это место работы является для него основным.

Необходимо оформить перевод его в другую компанию директором, и теперь это будет его основное место работы, а работу бухгалтером оставить по совместительству. Как грамотно оформить записи в трудовой книжке?

Изменения произойдут автоматически? Конечно же, нет. Эксперт Евгения Конюхова рассказала, что по этому вопросу есть разные точки зрения, и согласно одной из них оформлять такие изменения нужно через допсоглашения к трудовому договору.

Но эксперт категорически не рекомендует придерживаться такой позиции: «Правильно сначала уволить работника с должности бухгалтера с основного места работы. Следующим днем принять на основное место работы директором.

Внести запись о приеме на работу директором.

Этим же днем можно оформить документы на прием на работу бухгалтером, но на условиях совместительства (помните про ограничение продолжительности рабочего времени, установленное ст.

284 ТК РФ). То есть сначала должна быть запись об увольнении с основного места работы, где сотрудник работает бухгалтером, и только потом оформляется прием на работу на основное место работы директором». Следует помнить о правиле п. 20 : запись о работе по совместительству вносится только по желанию работника и только по основному месту работы.

Если работнику захочется, чтобы в трудовую была внесена запись о работе по совместительству бухгалтером, то на основное место работы, где он будет работать директором, нужно будет принести справку или копию приказа о приеме на работу по совместительству бухгалтером. Вкладыш оформляется в случае, если графы раздела полностью заполнены. При этом нужно внести новые сведения.

На практике чаще встречается ситуация, когда заполненными оказываются листы, включающие сведения о работе. Не вносите данные в другой раздел — такие действия кадровика расцениваются как неправомерные.

Слушатель вебинара написал о следующей проблеме: Ситуация. Работодатель при увольнении работника внес несколько записей о работе по совместительству и запись об увольнении в раздел о награждениях, исправив зачеркиванием название данного раздела.

Как исправить данную ситуацию и надо ли это делать?

Может, новому работодателю просто завести вкладыш и внести запись о приеме уже во вкладыш? Евгения Конюхова напомнила, что новый работодатель никогда не исправляет ошибки других работодателей.

Главное правило исправления записей: исправляет тот, кто допустил нарушение. Новый работодатель просто вшивает вкладыш, в разделе «Сведения о приеме на работу» пишет в графе 3 название своей организации, проставляет следующий номер в разделе «Сведения о приеме на работу» трудовой книжки. При этом номера в сведениях о награждениях не учитываются.

При приеме на работу лиц, прибывших из других стран, нередко возникают сложности.

Работники редко предоставляют трудовые книжки, заполненные в соответствии с действующими на территории РФ правилами. В случае с гражданами других государств существует два алгоритма действий:

  • Внести записи в имеющуюся трудовую книжку.
  • Завести новую книжку.

Первый вариант подходит, если у иностранного гражданина трудовая книжка на российском или советском бланке. Во втором случае можно иметь две трудовые книжки в порядке исключения.

Такое право предоставляется крымчанам и жителям Севастополя (письмо Минтруда от 24.11.2014 № 14-2/В-862). Работодатель открывает книжку российского образца.

С украинского документа можно снять копию, но оригинал работодатель себе не берет, ведет только новую трудовую книжку установленного образца. Ситуация. У нас работает украинец с видом на жительство в РФ. Трудовая книжка у него украинская.

Предыдущие российские работодатели вносили записи в эту трудовую книжку, причем в украинскую часть. Можем ли мы поступить так же? Если открывать новую российскую трудовую книжку, то указывать что-нибудь про предыдущие работы?

Евгению Конюхова прокомментировала эту ситуацию так: «Посмотрите, точно ли это трудовая книжка украинского образца. Если это трудовая книжка 1975 г. двуязычная (советский бланк), то можно продолжать вносить записи.

Если трудовая книжка действительно украинского образца, то необходимо завести новую трудовую книжку, признаваемую на территории России действительной. Информацию о местах работы на Украине в страховом стаже из этой трудовой книжке посчитать можете, а вот записи российских работодателей в такой трудовой книжке в стаже не учитываются.

Нужны будут справки с этих мест работы для включения их в стаж. При оформлении документа российского образца зарубежный экземпляр книжки работодатель не заполняет, сотрудник работает только по одной книжке». Правила:

  • Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях: первое трудоустройство и оформление дубликата.
  • Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать: Ф.И.О., дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ), образование и специальность, профессию.
  • Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи со слов работника не делаются. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки.
  • На титульном листе ничего исправлять нельзя! Совершили ошибку — трудовая книжка становится испорченным бланком, его нужно уничтожить.
  • Даты вносятся арабскими цифрами.

Записи на титульном листе заверяются подписью специалиста, ответственного за трудовые книжки.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном для этого месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Вебинары для бухгалтеров и кадровиков Лекции с экспертами-практиками в Контур.Школе

  • Не указаны профессия, специальность. Иногда в разделе указывают не профессию, специальность, а наименование должности работника — это нарушение. При заполнении данного раздела необходимо опираться на документ об образовании.
  • На титульном листе нет печати организации, в которой заполняется трудовая книжка.
  • Не указано образование сотрудника. Иногда внизу подчеркивают одной чертой наличие образования, а графа остается незаполненной. Необходимо словами записать вид образования сотрудника. Обратите внимание: ссылка на документ, на основании которого вносится запись об образовании на развороте обложки, не делается (п. 2.4. Инструкции № 69).
  • Неправильное внесение Ф.И.О. Такую трудовую книжку работодатель не может принять. По просьбе работника ему может быть оформлена новая трудовая книжка.
  • В графе «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки» проставить одну фамилию недостаточно. Эта графа подразумевает наличие именно личной подписи ответственного лица.

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу. 4 948 Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы. Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций Бесплатно для Экстерна Бесплатно для Экстерна Каждый месяц для абонентов Контур.Экстерн доступно два новых вебинара.

Участвуйте и оставайтесь в курсе изменений в законодательстве и бухгалтерской практике Для доступа к вебинару авторизуйтесь на сайте по сертификату абонента Контур.Экстерн Конюхова Е.

В. Запись вебинара

Пропущенное наименование работодателя множно внести в повторной записи о приеме на работу

Елена Ширимова, ведущий эксперт по кадровому учету и делопроизводству компании «Моё дело» Вопрос от читательницы Клерк.Ру Натальи (г.

Москва)Как правильно внести недостающую информацию в трудовую книжку: пропущено название работодателя перед записью о приеме на работу? Законодательно ответ на этот вопрос не урегулирован.

Поскольку запись о наименовании работодателя не нумеруется, ее сложно как-либо идентифицировать в целях внесения изменений и исправлений (тем более, когда она вообще не была внесена). В связи с этим полностью соблюсти общий порядок внесения исправлений в раздел «Сведения о работе» («Сведения о награждениях»), прописанный в законодательстве, не получится (п.

1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.). Оптимальным вариантом в данной ситуации будет признание недействительной записи о приеме на работу и ее повторение уже вместе с наименованием организации.

Запись получится пронумерованной (номером внесения исправлений), но это не такая серьезная ошибка, как полное отсутствие наименования работодателя, вносившего записи в трудовую книжку.

Кроме того, как и в случае с неправильной печатью организации, рекомендуется выдать работнику справку о том, что он состоял в трудовых отношениях с этим работодателем (на случай возникновения каких-либо сомнений у сотрудников ПФР при назначении трудовой пенсии). Порядок исправления следующий:

  • В графе 1 поставить порядковый номер записи – следующий за последним в соответствующем разделе («Сведения о работе» или «Сведения о награждении»).
  • В графе 4 указать наименование документа, на основании которого вносится запись, – приказ (распоряжение) о приеме на работу, его дату и номер (п. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).
  • В графе 3 сделать запись о признании соответствующей записи недействительной и привести правильную запись, например: «Запись за номером 5 недействительна. Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») принят на должность .». Наименование организации нужно выделить в виде заголовка.
  • В графе 2 указать дату внесения записи.

Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить . Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

«» :

  1. , ведущий эксперт по кадровому учёту и делопроизводству компании

Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

Можно ли пропускать строки при заполнении трудовой книжки

Вы здесь Опубликовано 2014-05-24 09:01 пользователем OP Записывая данные в рабочую книжку, необходимо понимать, что она является особенным документом для самого владельца и для руководителя.

Поэтому все записи фиксируют предельно внимательно по правилам, установленным законодательством. Существует множество ситуаций, где совершаются ошибки, недочеты, так как документ заполняется от руки.

Одной из актуальных является проблем, можно ли пропускать строки в трудовой книжке.

Трудовую заполняет человек, компетентный в этих делах.

Проведение данной процедуры в основном проводит руководитель компании, работник по кадрам, другой человек (в силу своих обязанностей).

Этим лицам нужно знать, какие документы могут помочь:

  1. Правила ведения трудовых книжек (Постановление правительства)}
  2. Инструкция по ведению трудовых (Постановление Минтруда).
  3. ТК России}

Фиксирование информации в книжке работника начинается с прихода гражданина на предприятие. Работодатель выдает новый бланк (с последующим взиманием платы за него), затем начинается оформление.

Есть несколько аспектов, касающихся этих действий:

  1. информация на титульнике}
  2. информация о награждениях.
  3. информация о работе сотрудника}

Главная страница, благодаря которой можно узнать многое о специалисте, лишь взглянув на нее, – это титульный лист. В ней идет запись личной информации о работнике:

  1. профессия}
  2. специальность.
  3. имя}
  4. фамилия}
  5. отчество}
  6. образование}
  7. дата рождения}

Все эти данные утверждаются владельцем книжки и ответственным лицом (с учетом его должности).

После подписи каждого из них и даты ставится печать. Дополнение в титульнике производить разрешается, также можно изменить ФИО и число рождения, предъявив соответствующую документацию.

Ошибки на первичном этапе оформления приводят к негодности бланка. Затем оформляется прием гражданина на определенную должность. На следующем развороте книжки пишется информация:

  1. название фирмы}
  2. основная запись о приеме}
  3. дата записей}
  4. номер (по порядку)}
  5. указание на приказ (решение).

Ошибки, которые могут допустить заполняющие лица, здесь можно исправить предписанным образом (не зачеркивая, а признавая запись под определенным номером недействительной).

Информация утверждается подписью и печатью.

О награждениях пишут на специально отведенном развороте трудовой. В основном сюда относят награды от государства или особенные награждения от организации:

  1. дипломы}
  2. звания}
  3. значки}
  4. грамоты.

Наказания не фиксируют в книжке, лишь с одним исключительным моментом – когда взыскания послужили причиной увольнения.

Оформление книжки осуществляется на любого работающего гражданина, который трудится в организации больше пяти дней. Проблематичным является вопрос о пропусках строчек в документе.

Законодательство четко не регламентирует, что этого делать не следует или наоборот. Если допущены такого рода неточности в трудовой, то это не будет серьезным нарушением, так как порядковый номер есть у любой информации в книжке.

Но случаи бывают самые разнообразные. Примером может служить оформление сведений о работе и награждениях, где под информацией в третьей графе пишется следующая запись, если в четвертой графе занято больше строк, чем в предыдущей.

В этом случае ответственный человек должен начать новую запись без наложения одних данных на других. То есть пропустить строчку в третьей графе.

Проще говоря, запись во всех колонках должна начинаться на одном уровне. В титульнике необходимо заполнять все строки, так как информация личного характера должна присутствовать в этом разделе в полном объеме.

Даже если человек еще не закончил учебное заведение и устроился на работу, то фиксируют запись о неполном высшем образовании.

После получения диплома информацию дополняют, поставив запятую и написав новые данные.

Общие правила говорят о том, что печатью утверждаются данные, записанные в книжке сотрудника, только после его увольнения с прежнего места работы.

После этой процедуры в другой компании будет производиться следующая запись. При этом сомнения возникают, если печать поставлена на свободных строках.

Печать, которая стоит на пустых строках, уже делает их по факту оформленными.

Здесь не следует вносить что-либо из данных новой компании. Соответственно, нужно сделать пропуск ровно настолько, насколько позволяет данный оттиск. Только после этого можно производить фиксирование информации о том, что гражданин принят на работу.

Если данные зафиксированы одной организацией и между ними нет печати, то пропуск двух и более строк – большая ошибка.

Это объясняется возможностью написания в пустом месте незаконной информации (к примеру, изменения срока, должности и так далее).

В такого рода ситуации необходимо изменить запись в рабочей книжке. Делается это путем признания прежних данных недействительными.

Начать следует ниже неверной информации. Ставится номер (следующий по порядку) в первую графу.

Затем нужно написать число по факту (сегодняшняя дата).

В третьей графе вписывается «Запись под №… недействительна». После этого вносится верная запись без пропусков строк. В четвертой графе фиксируется указание на соответствующую документацию, которая является подтверждением слов (приказ, решение и так далее).

Изменения в рабочей книжке вносить можно, но делать это нужно согласно нормативно-правовым актам.

На каждой странице исправление имеет свои особенности. Так, к примеру, на титульнике зачеркивается только ФИО и дата рождения, если таковые меняются в силу обстоятельств. Другие записи можно только дополнять.

Пропускать же строчки в данном месте нельзя. Пропуски строк в трудовой книжке на других разворотах нежелательны. Но в ситуации с печатью, занявшей несколько строк, сделать это необходимо, так как запись новой фирмы не должна пересекаться с ранее сделанной (прежней организации).

Также нужно пропустить строку, чтобы информация во всех графах была на одном уровне. В остальном пустые строчки в книжке сотрудника незаконны. Данные такого характера необходимо признавать недействительными, чтобы избежать дополнительных внесений.

В любом из вариантов фиксирование каждой информации или ее изменение (исправление ошибки, неточности) сопровождается подтверждением – документом, который является основанием для записей. К тому же нужно, чтобы владелец книжки лично проверил правильность и достоверность написанного, поставив свою подпись в знак подтверждения.

Заверить записи подписью и печатью должен человек, занимающийся данными процедурами на предприятии.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Заполнение трудовой книжки: основные правила

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока. Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании. Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway Подписка на уведомления о новых статьях Подписаться Мне не интересно

21 февраля 2021 На днях Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но пока разберемся в правилах ведения обычных бумажных трудовых. Как делать записи, допустимы ли сокращения, чем отличаются друг от друга термины «расторжение» и «прекращение» трудового договора?

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу.

В уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо.

При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица.

Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со , запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может.

Согласно , работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии.

А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Правила ведения трудовых книжек прописаны в (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  1. допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  2. чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в .

Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку.

Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д. В содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

И эта норма вступает в противоречие с , в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже.

Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна. Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек: Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить.

Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>».

Например, «Принят в отдел кадров кадровиком». Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор. В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу.

Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к». На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

  1. Сведения о переводах

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают. При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом: В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода. В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом». В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

  1. Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера:

«Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018»

. В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно , может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении.

Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в :

  1. в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
  2. в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  3. в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  4. в графе 1 ставится порядковый номер записи;

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась , регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так:

«Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона»

.

При этом обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается:

«Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта.

В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона. По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен». «Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон.

В прописан порядок именно расторжения трудового договора. При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на , в которой используется термин «прекращение трудового договора».

В на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+