Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Могу ли я кадровик давать третьим лицам копию паспорта работника

Могу ли я кадровик давать третьим лицам копию паспорта работника

Могу ли я кадровик давать третьим лицам копию паспорта работника

Может ли отдел кадров выдать копию паспорта бывшего мужа и заверить её?


ПодписатьсяНе сейчас

  1. Вопрос №12860724

г. Ноябрьск • Вопросов: 2416.07.2017, 16:41вопрос №12860724 прочитан 55 раз Оцените вопрос Юрист отзывов: 11•ответов: 18•г.

Краснодар 16.07.2017, 16:51 На каком основании? Суд решение или? Бывший муж это можно сказать незнакомый вам человек, как вы думайте дадут мне у вас на работе копию вашего паспорта, и ещё заверяет что копия верна?

Они имеют право отказать вам.Вам помог ответ: ДаНет

г. Ноябрьск • Вопросов: 2416.07.2017, 16:59Муж с женой работали на одном предприятии, мужа перевели на работу в другой город, но видно копии документов хранятся в кадрах на бывшей работе, либо бывшая жена предоставила копию паспорта.

Вот и вопрос-имеет ли право кадровик заверять такой документ?вопрос №12860806 Юрист отзывов: 3 166•ответов: 5 531•г.

Смоленск 16.07.2017, 17:03 Кадровик может заверить копии документов, связанных с работой (приказы, заявления, табеля и т.п.) и то только в том случае, если у него имеется право подписи. Что касается личных документов, то получать их копии из личного дела может только лицо, на которое это дело оформлено, либо его представитель по доверенности.Вам помог ответ: ДаНет

г. Москва • Вопросов: 203.09.2020, 00:55Моя мама болеет деменцией (умеренная степень).

Пришлось забрать у нее паспорт, т.к она несколько раз его пыталась порвать или отрезать ненужные страницы.

Сейчас мама требует паспорт, скандалит дома, несколько раз ходила в полицию пытаясь написать на меня заявление, пока безуспешно.

Мама очень много ходит, и в магазин, и может в банк пойти за кредитом, вот зимой принесла «норковую» шубу от мошенников с визиткой «шубы и лечение из Китая» (иронизирую). Мама заплатила 60 тыс. за шубу, реально цена ей 2-3 тыс.

руб.Если я закажу цветную качественную копию паспорта для мамы и сделаю пометку мелким шрифтом, например, внизу страницы с фотографией или с пропиской: «Деменция, тел: ХХХХХХХХХ (мой)». Это будет считаться подделкой документов и преступлением?вопрос №17747272 прочитан 7 раз Адвокат отзывов: 31 433•ответов: 70 430•г.

Мурманск 03.09.2020, 01:17 Не все сразу смогут увидеть вашу пометку, и воспримут паспорт, как подлинник.

А это уже признаки преступления. Поэтому, вполне вероятна ответственность по ч. 1 ст. 327 УК РФ.Вам помог ответ: ДаНетг. Москва • Вопросов: 19014.01.2020, 23:26Копия паспорта заверенные нотариусом, пригодны для использования, например билет купить и ездить по нему, предъявляя с билетом?вопрос №16781123 прочитан 6 раз Юрист отзывов: 95•ответов: 185•г.
Москва • Вопросов: 19014.01.2020, 23:26Копия паспорта заверенные нотариусом, пригодны для использования, например билет купить и ездить по нему, предъявляя с билетом?вопрос №16781123 прочитан 6 раз Юрист отзывов: 95•ответов: 185•г.

Гуково 14.01.2020, 23:28 Конечно пригодны.Вам помог ответ: ДаНет Юрист на сайтеотзывов: 33 067•ответов: 52 911•г. Красногорск 14.01.2020, 23:28 Нет, копия не является официальным документом.С уважением.Вам помог ответ: ДаНетг.

Москва • Вопросов: 19014.01.2020, 23:52Два разных мнения, они подкреплены законом, на что опираться?вопрос №16781181 Юрист отзывов: 95•ответов: 185•г.

Гуково 14.01.2020, 23:54 Нотариальная копия является документом.Вам помог ответ: ДаНетг. Тула • Вопросов: 118.05.2017, 11:59Надо ли подавать , если копия паспорта попала в руки мошенников?вопрос №12545801 прочитан 15 раз Юрист отзывов: 9 805•ответов: 19 443•г.

Москва 18.05.2017, 12:00 Если Вы уверены, что это мошенники, можете обратиться с заявлением в полицию.Желаю Вам удачи и всего хорошего!Вам помог ответ: ДаНет Юрист Злобина В.

Г. отзывов: 769•ответов: 1 410•г.

Ростов-на-Дону 18.05.2017, 12:00 Если паспорт по каким-либо причинам выбыл из вашего владения, обязательно пишите заявление в полицию об утере паспорта, кражи или о тех обстоятельствах при которых он выбыл.Вам помог ответ: ДаНет Юрист на сайтеотзывов: 79 559•ответов: 250 592•г. Ставрополь 18.05.2017, 12:00 — Здравствуйте, и что с того в какие руки попала копия? Вы что проверяли их? По копии никто и ничего не оформит.

Удачи Вам и всего хорошего.

Вам помог ответ: ДаНет Адвокат отзывов: 11 158•ответов: 28 424•г.

Москва 18.05.2017, 12:01 если вы сами передали или отправили копию паспорта мошенникам, то смысла в написании заявления нет, если они уже воспользовались вашими данными, то тогда смысл писать заявление есть.Вам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 6 966•ответов: 15 795•г. Москва 18.05.2017, 12:02 Галина!Важно, чтобы при этом Вы ничего собственноручно не подписывали! Если у вас есть опасения по деятельности лиц, которым Вы передали копию своего паспорта, то обратитесь с письменным заявлением в полицию.Вам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 13 881•ответов: 27 683•г.

Ейск 18.05.2017, 12:04 Если у Вас выманили деньги, то Вам необходимо обратиться с заявлением о совершении в отношении Вас преступления, предусмотренного статьей 159 УК РФ «мошенничество» в полицию.

Если же Вы добровольно отдали копию паспорта, то направьте требование о ее возврате.Вам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 12 515•ответов: 25 329•г.

Иркутск 18.05.2017, 12:05 Просто из за копии паспорта беспокоить полицию не надо, это не повод для реагирования, эта копия не представляет из себя ничего без Вас и самого паспорта.Вам помог ответ: ДаНетИринаг. Москва • Вопросов: 129.06.2017, 01:34Копия не продают по копии требуют паспорт.вопрос №12773243 прочитан 4 разa Юрист отзывов: 145•ответов: 263•г.

Москва 29.06.2017, 02:27 Немного неточная формулировка вопроса.

Но скажу Вам желательно всегда иметь оригинал паспорта, так как копия имеет вторичный характер.

Ни один нотариус РФ не заверяет копию паспорта. Будьте внимательны! С уважением Николай Борисович.Вам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 22 146•ответов: 40 204•г. Чита 29.06.2017, 02:28 Что именно не продают по копии паспорта?Ничего из Вашего вопроса не понятно, распишите всю ситуацию.Удачи Вам.Вам помог ответ: ДаНет Юрист Пичуев С.

Л. отзывов: 8 034•ответов: 23 488•г.

Москва 29.06.2017, 09:00 Ирина! Уточните, пожалуйста, что именно Вам не продают по копии паспорта.

С уважением и готовностью помочь, СТАНИСЛАВ ПИЧУЕВ.Вам помог ответ: ДаНетг. Мурманск • Вопросов: 606.07.2017, 18:58Очень прошу помочь, т.к.

ситуация сложная, неприятная с возможностью негативных последствий. Да еще и не стандартная. Род деятельности не указываю, но при заключении Договора контрагент обязан в соответствии с Пост.

правительства предоставлять паспорт. Контрагент — физ. лицо обратилась с заявлением о заключении договора. Сотрудница, принимая заявление, спросила копию паспорта.

Женщина ответила, что с собой нет и предоставит, когда придет подписывать договор. Сведения о паспорте сообщила в устной форме, сотрудник их записала. При подписании договора сотрудница повторно спросила копию паспорта, на что последовал неожиданно ответ, что она его предоставляла и сотрудница его, наверно, потеряла.

А далее начала кричать, что сотрудница его потеряла или украла и теперь на нее оформят кредиты и проч.

Вообщем, обвинила сотрудницу в краже/утере копии её паспорта.

Через пару дней принесла жалобу, в кот.

сказано, что будет обращаться в полицию и прокуратуру и что наша организация будет привлечена за и т.д. и т.п. Понятно, что копия паспорта не является юр. документом и по ней кредит не возьмешь, но что ей отвечать на жалобу и что отвечать полиции и прокуратуре, если она и туда обратиться.

И что делать с «разглашением персональных данных».

Юрист в отпуске, второй в больнице.

Помогите, пожалуйста, как решить эту непростую ситуацию. Для себя, конечно, выводы сделали: теперь все пишут в заявлении какие док-ты и на каком кол-ве листов прилагаются.

Заранее благодарю.вопрос №12814215 прочитан 12 раз Юрист отзывов: 2 905•ответов: 5 371•г. Зеленоградск 06.07.2017, 19:18 Александр!

По данному факту руководителю организации приказом необходимо назначить административное расследование, определить комиссию, которая должна будет установить причины произошедшего факта (сотрудник, допустивший такие обстоятельства, должен дать письменные объяснения) предложить меры по недопущению впредь возникновения таких обстоятельств, провести разъяснительную работу о требованиях закона о защите персональных данных и об ответственности за его нарушения, довести под роспись всем работникам, принять меры дисциплинарного характера к сотруднику, допустившему такие нарушения (при наличии вины). По результатам проведенного административного расследования составить заключение, которое будете предъявлять тем надзирающим и контролирующим органам, в которые поступила жалоба на Ваши действия, как меры реагирования с Вашей стороны.Цитата:Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»Статья 24.

Ответственность за нарушение требований настоящего Федерального закона1.

Лица, виновные в нарушении требований настоящего Федерального закона, несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.2. Моральный вред, причиненный субъекту персональных данных вследствие нарушения его прав, нарушения правил обработки персональных данных, установленных настоящим Федеральным законом, а также требований к защите персональных данных, установленных в соответствии с настоящим Федеральным законом, подлежит возмещению в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных субъектом персональных данных убытков.Вам помог ответ: ДаНет Адвокат на сайтеотзывов: 78 285•ответов: 201 753•г.

Ростов-на-Дону 06.07.2017, 19:56 Ничего не отвечать и ни с кем не вступать ни в какой контакт, поскольку вы не обязаны отвечать ни на какие вопросы в силу ст.51 Конституции РФ.

А выйдет юрист, он примет решение исходя из всех обстоятельств дела. Но я в любом случае не вижу никакой проблемы.Вам помог ответ: ДаНетг.

Москва • Вопросов: 213.08.2018, 16:08Заверяется ли в отделе полиции? Или может в каких-либо других инстанциях?

Москва. Спасибо.вопрос №14485311 прочитан 2 разa Юрист на сайтеотзывов: 9 881•ответов: 14 706•г. Нижний Новгород 13.08.2018, 16:10 Копией документов и удостоверения подлинности копий делается у нотариуса в соответствии с ФЗ о Нотариате, обратитесь к нотариусу вопросы заверения документов проводит он.Вам помог ответ: ДаНет Адвокат отзывов: 748•ответов: 1 182•г.

Самара 13.08.2018, 16:19 В ряде случаев предоставляется только оригинал паспорта, поэтому необходимо знать цели, для которых Вам необходима заверенная копия паспорта. Требования для заверения следует уточнить в организации, в которую нужно предоставить копию паспорта. Если организацию устроит заверение в отделе полиции, значит можно и там заверить.
Если организацию устроит заверение в отделе полиции, значит можно и там заверить. Для налоговых органов, к примеру, копию паспорта индивидуального предпринимателя или руководителя организации может заверить он сам.

Также, можете обратиться к нотариусу. Действия по освидетельствованию верности копий осуществляются в соответствии с положениями Федерального Закона «Основы законодательства РФ о нотариате» (ст. 77-79).Вам помог ответ: ДаНетг.

Москва • Вопросов: 127.08.2017, 09:34У меня утерян паспорт.

Могу ли я получить права с билета?Могу сдать копию паспорта.

Но Оригинала нет. Можно ли забрать с помощью военного билета.вопрос №13080439 прочитан 26 раз Юрист на сайтеотзывов: 33 067•ответов: 52 911•г. Красногорск 27.08.2017, 09:36 Добрый вам деньУважаемый Шамиль, по копии паспорта вам права не выдадут. Вы можете обратиться в паспортный стол по месту регистрации получить временное удостоверение личности.Вам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 4 470•ответов: 7 512•г.

Санкт-Петербург 27.08.2017, 09:37 Нет, не сможете, военный билет удостоверяет личность военнослужащих.

Получайте новый паспорт и уже потом обращайтесь за правами.

С уважением.Вам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 31 287•ответов: 49 434•г.

Москва 27.08.2017, 09:40 Нет, ничего такого не получиться, Вам нужно подать заявление на получение паспорта и взять временный документ удостоверяющий личность.Вам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 903•ответов: 1 688•г. Москва 27.08.2017, 09:41 Это вряд ли, т.к.

военный билет удостоверяет личность военнослужащего. Получите временное удостоверение в ФМС на период замены паспорта, по нему Вы сможете получить ВУ.Вам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 188•ответов: 290•г. Сергиев Посад 27.08.2017, 09:53 В периода оформления нового паспорта взамен утерянного заявитель может подтверждать свою личность временным удостоверением личности по форме 2 П, выдаваемым при подаче заявления об утере паспорта.

Военный билет является удостоверением личности только для военнослужащих, непосредственно проходящих военную службу по призыву или по контракту.

Если Вы к таковым не относитесь, то, полагаю, вы не сможете забрать права, предъявив военный билет или копию паспорта.Вам помог ответ: ДаНет Юрист Пичуев С. Л. отзывов: 8 034•ответов: 23 488•г.

Москва 27.08.2017, 11:20 Шамиль! По военному билету Вы не сможете получить водительское удостоверение и копия паспорта тоже не подойдет. С уважением и готовностью помочь, СТАНИСЛАВ ПИЧУЕВ.Вам помог ответ: ДаНет Фирма Юридическая фирма «Юрвита» отзывов: 9 177•ответов: 25 631•г. Москва 27.08.2017, 12:58 Шамиль!

Москва 27.08.2017, 12:58 Шамиль!

Если утерян паспорт, то необходимо обращаться в полицию по данному факту и заниматься его восстановлением.

Только когда восстановите документы можете забрать свои права. У любой проблемы имеется решение, главное уметь его найти.

Спасибо за то, что воспользовались услугами сайта!Вам помог ответ: ДаНетЕсли Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните, юрист Вам поможет:Бесплатно с мобильных и городскихБесплатный многоканальный телефонЕсли Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните по бесплатному многоканальному телефону , юрист Вам поможетЮристов онлайн Вопросов за суткиВопросов безответовПодписаться на уведомленияМобильноеприложениеМы в соц. сетях

© 2000-2021 Юридическая социальная сеть 9111.ru *Ответ на вопрос за 5 минут гарантируется авторам VIP-вопросов. МоскваКомсомольский пр., д. 7Санкт-Петербургнаб.

р. Фонтанки, д. 59Екатеринбург:Нижний Новгород:Ростов-на-Дону:Казань:Челябинск:Администратор печатает сообщение

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов. За это компанию оштрафуют

В статье читайте:

  1. Сколько хранить копии паспортов и свидетельств в отделе кадров;
  2. Нужно ли согласие сотрудника, чтобы снять копии с его документов;
  3. Как оформить уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.

Прием на работу – Общий порядок приема на работу Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т. д. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 000 рублей1.

В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов. Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.

Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения.

Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г.

№ 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 и др.).

Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. п. (ч. 2–5 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ).

В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения. Комментарий в тему Иван ШКЛОВЕЦ, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости (Москва) Если инспектор ГИТ обнаружит копии паспортов в личных делах, то сообщит об этом в Роскомнадзор Трудовой кодекс хранение копий в личных делах не предусматривает. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных.

Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник. За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности. Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор.

Если случаи хранения копий выявит инспектор ГИТ, то передаст такую информацию в это ведомство.

Копии получают в силу закона. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник.

Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч.

Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. по делу № А53-12557/2013). Часто работодатели прописывают в трудовых договорах условие, что сотрудник дает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании.

Однако это неправильно: нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации. Условие в трудовом договоре о том, что работник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом (ч.

третья ст. 57 ТК РФ). Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало.

Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п.

3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г. № 951н). Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей (ч. 6 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г.

№ 255-ФЗ). Сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие.

Поскольку обязанность предусматривает закон, получать отдельное согласие на обработку персональных данных не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Копии получают, чтобы исполнить локальный акт. Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии. Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т.

д. Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами (абз. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.). Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов.

Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника (образец ниже).

Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности. Важная статья: «Утвердите политику обработки персональных данных, чтобы избежать штрафа Роскомнадзора» (№ 11, 2017) Скачать и распечатать образец Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения.
Важная статья:

«Утвердите политику обработки персональных данных, чтобы избежать штрафа Роскомнадзора»

(№ 11, 2017) Скачать и распечатать образец Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения.

Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ). Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Копии паспортов, свидетельств и т.

д. не относятся к документам по личному составу. Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ). Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно.

Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме (образец ниже).

Исключите несанкционированный доступ к копиям личных документов сотрудников.

Храните их в сейфах или шкафах, которые запираются на ключ. Утвердите приказом перечень лиц, имеющих доступ к таким данным, и перечень мест хранения материальных носителей персональных данных (ч. 3 ст. 4 Закона № 152-ФЗ, п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г.
3 ст. 4 Закона № 152-ФЗ, п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г.

№ 687). Скачать и распечатать образец Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных (образец ниже). Форму этих документов утверждает работодатель, унифицированных шаблонов нет (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.). Скачать и распечатать образец Нормативная база Документ Поможет вам Пункт 2 ст.

86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г.

по делу № А53-10287/2013 Понять, что нельзя хранить копии личных документов сотрудников без конкретной цели, на всякий случай Информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г. Узнать, как уничтожить персональные данные Статья 13.11 КоАП РФ Выяснить, какие наказания грозят работодателю за нарушения в работе с персональными данными Важные выводы

  • Документально фиксируйте уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.
  • Храните копии документов в отделе кадров, пока не достигли цели, для которой их снимали.
  • Получайте у работника копии паспорта и иных документов, только чтобы предоставить ему гарантии, предусмотренные законом или локальным актом.

1 Часть 1 ст.

13.11 КоАП РФ.

Какие документы может заверять отдел кадров?

Вопрос: На какие нормативно-правовые акты может ссылаться специалист отдела кадров при заверении документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, документы об образовании)?

Ответ: ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие «заверенная копия» как копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее:

«При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»

проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Согласно действующему до настоящего времени Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г.

№ 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица ( например, начальника кадровой службы или специалиста по кадровой работе) и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). Компетенция начальника отдела кадров зависит от полномочий переданных ему руководителем организации.

Полномочия работника отдела кадров на право заверения копий должны быть закреплены в локальном нормативном акте и соответствующем приказе руководителя. Также эти полномочия могут подтверждаться доверенностью. Как правило руководитель отдела кадров (сотрудник кадровой службы) уполномочен заверять и подписывать документы, связанные с трудовой деятельностью работников, например, трудовые договоры, копии трудовых книжек, копии трудовых договоров, приказов и др.

Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок выдачи копий документов, связанных с работой: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

К документам, связанным с работой, ст. 62 ТК РФ отнесены:

  1. приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении;
  2. справки о периоде работы у данного работодателя.
  3. выписки из трудовой книжки;
  4. справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;

Законодатель оставил данный перечень открытым, следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если считает, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя.

Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате.

Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику?

Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст.

62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой: – копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении; – выписки из трудовой книжки; – справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.; – трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю). Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст.

68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу.

В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч.

8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению? Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно.

Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч.

1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст.

62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33‑6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.Нормативный актДокумент Закон РФ от 19.04.1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации» Справка о среднем заработке за последние три месяца Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой Статья 230 НК РФ Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ Федеральный закон от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже** Работникам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, работодатель обязан выдать сведения в течение десяти календарных дней со дня подачи заявлений.

Всем остальным работникам – в день увольнения. Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе.

Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав. В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так. Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой.

Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день.

Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю? В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб.

Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов.

И довольно часто суд встает на сторону истца. Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были.

Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов.

Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких‑либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33‑3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный.

Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов. Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т.

п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю: – заявление, написанное работником; – свой паспорт; – доверенность. Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника.

Такое заявление пишется в произвольной форме.

В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров.

Приведем пример заявления.Директору ООО «Ромашка»И. И. Зеленовуот менеджера Т. Д. Красновой Заявлениео выдаче документов, связанных с работой На основании ст.

62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:– копию приказа о переводе на должность менеджера;– копию трудового договора.Краснова, 24.08.2017 В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копии документов выдаются на бланках организаций. Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779‑X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(далее – Указ№ 9779‑X). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать). ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регламентирует оформление записи на копии.

Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  1. расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  2. заверительную надпись «Верно»;
  3. дату заверения.
  4. должность лица, заверившего копию;
  5. личную подпись;

Приведем пример. Верно.Инспектор службы кадров Левченко Т.

С. Левченко24.08.2017 Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу.

Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Правила заверения копий немного изменятся.

В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (

«Подлинник документа находится в (на­именование организации) в деле №… за… год»

), и заверяется печатью организации.

При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.Как заверять копию документа на нескольких листах? Действительно, бывает копия документа на нескольких листах.

В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»). Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т. п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью. Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример. Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»(ООО «Ромашка») Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп.

«б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017Директор И. И.

ЗеленовВыписка вернаСекретарь Белова О.

Е. Белова 20.09.2017 Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»(ООО «Ромашка»)Выпискаиз трудовой книжки серии XХ № 211111ФамилияСеровИмяДмитрийОтчествоОлеговичДата рождения14.02.1990ОбразованиеСреднее профессиональноеПрофессия, специальностьтехникДата заполнения 11.05.2012 №записиДатаСведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена записьчисломесяцгод 1 2 3 4 Общество с ограниченной ответственностью «Апрель» (ООО «Апрель») 1 11 05 2012 Принят техником. Приказ от 11.05.2017 № 11 2 04 09 2016 Переведен на старшего техника.

Приказ от 04.09.2016 № 60 Работает в ООО «Ромашка» в указанной должности в настоящее время.

Выписка верна.Секретарь Белова О.

Е. Белова20.09.2017 Если работнику нужна копия всей книжки, делается копия с каждого разворота. В правом верхнем углу каждого листа проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30‑2003 и Указу № 9779‑X делается заверяющая отметка.

На последней странице на полях трудовой книжки пишут от руки: «Работает по настоящее время. (должность, ФИО, дата, подпись)».

Под датой ставится печать организации или отдела кадров.

Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.

Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких‑либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан. Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.

В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом. Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.

«Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185‑ст. Введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст. «Национальный стандарт Российской Федерации.

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004‑ст.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+