Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Книга учета движения бланков трудовых книжек и вкладышей кто ведет

Книга учета движения бланков трудовых книжек и вкладышей кто ведет

Книга учета движения бланков трудовых книжек и вкладышей кто ведет

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: рекомендации по ведению


Вы здесь Опубликовано 2010-07-13 14:54 пользователем Кадровик и HR По состоянию на: 19.05.2006Журнал: Справочник кадровикаГод: 2006Автор: Андреева Валентина Ивановна Тема: Документы кадровой службы Рубрика: Кадровое делопроизводство Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.

постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Форма регистрации трудовых книжек Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме.

Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418).

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции). В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации. Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов.

Следует отметить, что, как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши – в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших организациях).

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69.

До введения в действие новой книги учета применялась книга, имевшая 14 граф (утверждена в 1974 г.). Когда следовало начинать применение новой формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – сразу после начала действия новой формы или после окончания ведения старой книги, т. е. после ее полного заполнения?

е. после ее полного заполнения? Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти согласно Указу Президента РФ от 23.05.96 № 763 вступают в силу по истечении десяти дней после дня их официального опубликования. Постановление от 10.10.03 № 69 было официально опубликовано 19.11.03 Этот вопрос до сих пор интересует работников кадровых служб.

Чтобы ответить на него, необходимо принять во внимание два следующих фактора.

Во-первых, различие между старой и новой формами очень незначительно: вместо двух граф (11 и 12) в прежней книге, отражавших в рублях и копейках сумму, полученную с работника за бланк трудовой книжки при оформлении ее впервые или за бланк вкладыша, в новой книге осталась одна графа (11) – “сумма в рублях”. Во-вторых, рассматриваемая книга имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм.

Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.

е. обычно ведется на протяжении нескольких лет. В связи с этим книгу учета ранее утвержденной формы, по нашему мнению, допустимо было не заменять сразу книгой нового образца, а продолжать ее заполнение до последней страницы. Иначе решается вопрос о замене одной формы книги на другую в том случае, когда в организации велась книга учета трудовых книжек и вкладышей в них произвольной формы, не соответствующей официально установленной.
Иначе решается вопрос о замене одной формы книги на другую в том случае, когда в организации велась книга учета трудовых книжек и вкладышей в них произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую книгу необходимо “закрыть”, пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих.

Затем следует начать учет трудовых книжек по установленной форме. При этомкнига “неправильной” формы ни в коем случае не подлежит уничтожению, т.

к. в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками. В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т.

е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится). Заполнение граф книги учета При заполнении граф в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо соблюдать следующие правила. В первую графу книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

Во второй, третьей и четвертой графах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует заметить, что фактически здесь упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:– в ст. 66 ТК РФ говорится о ведении трудовых книжек на работников, проработавших в организации свыше пяти дней;– в п.

8 Правил ведения и хранения трудовых книжек указывается, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Таким образом, даты приема на работу и заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в книгу учета дату приема на работу, а не дату заполнения трудовой книжки.

Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц – двумя арабскими цифрами, год – четырьмя (ГОСТ Р 6.30–2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В пятую графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы). Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в шестую графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые. Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., в бланках которых нет серии и номера.

В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).

В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974 г.

серия обозначалась буквами АТ и римскими цифрами (например, АТ-IV), номер был семизначным. В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается только буквами (в книжках – ТК, во вкладышах – ВК) без цифр, номер семизначный.

Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников. Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации, т.

е. используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п.

42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге. В седьмую графу вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст.
В седьмую графу вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст.

57 ТК РФ), а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в табеле учета рабочего времени, в личной карточке работника Т-2) и в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст.

57 ТК РФ). Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в восьмую графу. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: отдел маркетинга, сектор рекламы.

В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника. Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных работниками, так и оформляемых впервые).

При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в данном случае в девятой графе можно поставить прочерк.

Порядок возложения на работника ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек – см. “Справочник кадровика” № 5, 2004 В десятой графе книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. Напомним, что в соответствии с п.

45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. При регистрации вкладыша в трудовую книжку в 10-й графе ставится личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п.

47 Правил указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей. Представляется целесообразным в остальных случаях, т.

е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в данной организации эта графа не заполняется.

Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т.

е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой – расписывается в получении трудовой книжки. Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В названных случаях в двенадцатой и тринадцатой графах книги учета соответственно указываются:– дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику;– дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте.

Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в книге учета отдельной строкой в момент его заведения. Порядок исправления записей Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить.

Порядок исправления записей Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок в этой книге нигде не оговорен. Одним из способов исправления ошибок в рукописных документах и регистрационных формах является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой “Исправленному верить” (или “Исправлено в графе № .”, “Исправлено наименование должности” и т.

п.), подписанной и датированной работником кадровой службы, внесшим исправление.

Однако такой способ мало подходит для рассматриваемой книги, т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной надписи, правильной записи и даты, не предусмотренного в данной книге.

В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение “Запись недействительна” и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации). Примеры заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в соответствии с описанными правилами приведены в приложении 1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:– книгу желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т.

к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;– все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы;– книга должна быть прошнурована, концы шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки;– книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку.

Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура.

Обращаем ваше внимание на то, что, к сожалению, Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда;– книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц.

В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

Пример заверительной надписи: После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т.

к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки. В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги установлен п.

“е” ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 02.06.00), и составляет 50 лет.

Приложение 1 Примеры заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

О трудовых книжках: правила учета, ведения и хранения

По теме Читайте все материалы (173) по теме . Есть обновление (+115), в том числе: 07 сентября 2017 г. 12:45 В статье расскажем бухгалтерам и кадровикам о том, как навести порядок с учетом трудовых книжек.

И какую ответственность несет должностное лицо при несоблюдении правил учета, хранения и ведения трудовых книжек и вкладыша в неё.
В пункте 40 законодательного документа, который регламентирует правила ведения и хранения трудовых книжек прописано (правило 225), что для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в неё организация обязана вести два документа:

  1. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
  2. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Приходно-расходную книгу ведет организации: вносит информацию о получении и расходовании бланков трудовых книжек.

Для каждого бланка должны быть указаны его серия и номер. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведет кадровая служба организации (или любой другой отдел, который занимается оформлением или увольнением сотрудников): собирает и оформляет трудовые книжки новых сотрудников при поступлении на работу, а также ведет учет вновь выданных трудовых книжек действующим сотрудникам компании. По каждому документу указывается его серия и номер.

При увольнении работник забирает трудовую книжку и расписывается в книге учета движения трудовых книжек.

Оба документа заверяются подписью руководителя компании, пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются сургучной печатью. С 2018 года в России планируется перевод трудовых книжек в электронный вид.

Проект давно прорабатывает Минтрудом России.

На первом этапе внедрения электронных трудовых книжек, бумажный вид документа будут продолжать использовать. Уже сейчас, гражданин с может посмотреть свой трудовой стаж в .

Иметь круглую печать не обязаны организации с формой собственности ООО () или ОАО (открытое ), за исключением случаев, когда это предусмотрено федеральным законом, то есть наличие круглой печати является правом выбора организации (изменения указаны в ФЗ-82 от 06.04.2015). Если печать есть — эта информация должна быть указана в уставе компании. Поскольку наличие печати у хозяйственного общество перестало носить обязательный характер, Минтруд России издал с разъяснением перечня случаев когда и куда осуществляется проставление печати, если она имеется в компании.

Печать проставляется:

  1. При увольнении работника для заверении записей и изменений, которые были внесены в трудовую книжку за период работы в данной организации.
  2. Если в компании нет печати все записи в трудовой книжке заверяются подписью руководителя организации или иного другого лица, кто занимается ведением трудовых книжек в компании.
  3. При заверении на последней странице приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, предварительно указав: количество страниц документа, ФИО руководителя, дата заверения и номер пломбы;
  4. При оформлении нового работника на титульный лист трудовой книжки (первая страница);

Бланки трудовой книжки и вкладыши в неё приравниваются к документам строгой отчетности и требуют соответствующего хранения, выдаются строго по заявлению. Поскольку работодатель должен оформить запись в трудовую книжку работника в течении 5 дней со дня выхода сотрудника на работу, рекомендуем запастись бланками трудовой книжки, чтобы они всегда были в наличии, так как за 5 дней купить бланки можно не успеть.

Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Д-т 20,26,44 и К-т 60 и т.п. Работнику бесплатно выдается трудовая книжки и оплачиваются работодателем только в случае:

  1. Порчи трудовой книжки работодателем или допущения ошибок при заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее.
  2. Утери или массовой утраты трудовых книжек работодателям в результаты чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, различного рода катастрофы (экологические, техногенные) и массовые беспорядки;

Во всех остальных случаях, стоимость трудовой книжки взимается с работника в размере суммы (с учетом налога на добавленную стоимость), потраченной на ее приобретение (Пункт 47, правило №225).

Работник установленную сумму за трудовую книжку вносит в кассу организации или пишет заявление на удержании стоимости трудовой книжки из его заработной платы.

  1. Денежные средства, внесенные в кассу, учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет , субсчет 1 “Прочие доходы, в корреспонденции со счетом ” и “Расчеты с персоналом по прочим операциям”;
  2. Денежные средства удержаны из заработной платы работника (при наличии заявления) учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет , субсчет 1 “Прочие доходы”, в корреспонденции со счетом “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

Д-т 50, К-т 73 — работник внес сумму стоимости трудовой книжки; Д-т 73 (70), К-т 91–1 — учтена полученная выручка за покупки трудовой книжки работником; Д-т 91–2, К-т 68 НДС — учтен налог на добавленную стоимость за покупку трудовой книжки работников.

В первую очередь, работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них: должен быть оформлен приказ или распоряжение за подписью работодателя, который регламентирует перечень ответственных лиц (конкретных сотрудников) в чьей компетенции будет находится данный вид работ. Если нарушен установленный законом порядок ведения и учета трудовых книжек, то должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ за нарушение норм трудового кодекса Российской Федерации или иных нормативных документов, в качестве предупреждения или административного штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб для ИП, и от 30 000 до 50 000 руб для организаций с формами ООО и ОАО.

Правильное заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Вы здесь Опубликовано 2014-10-16 16:11 пользователем OP Закон требует, чтобы руководство компаний и учреждений (включая ИП) обеспечивало учет документации, содержащей записи о персональном трудоустройстве граждан – а именно трудовых книжек и резервных бланков. Для этого необходимо осуществлять заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК) ради надлежащего оформления всех данных о расходе/получении вышеуказанных документов.

Иногда администрация не обращает внимания на тщательное ведение ПРК или даже закрывает глаза на отсутствие этой книги вообще. Но такое отношение может привести к весьма неблагоприятным последствиям для руководства компании не только в результате проверки со стороны инспекторов государственных органов, но и в случае судебного разбирательства по иску, поданному сотрудником.

Если в компании нет данного журнала или проверка выявит факты неправильного его ведения, то руководство организации несет ответственность, и организация как юридическое лицо должна оплатить штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а ответственный сотрудник – от 500 до 5000 рублей. При внесении в ПРК соответствующих записей каждый документ получает свой номер, включаемый в систему поиска документации, установленную в данной компании.

Важно понимать, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек оформляется только для регистрации выдачи/приобретения этих документов.

Для записи уже оформленных ТК существует отдельная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Эти две книги ведутся совершенно отдельно, их нельзя путать. Приходно-расходная книга должна являться рабочим документом бухгалтерии, и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу.

Записи должны оформляться немедленно после того, как бланки получены от производителя («}ГОЗНАК»} Министерства финансов) или официально уполномоченного дистрибьютора.

При этом надо указать положенные данные о затраченных/приобретенных средствах и действиях по расходованию/приобретению упомянутых документов, а также записать реквизиты бланков трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязана удовлетворять следующим требованиям:

  1. надо прошнуровать книгу и опломбировать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной наклейки из одноразового пломбировочного материала)}
  2. твердая обложка, так как журнал используется практически ежедневно, а потом должен находиться в архиве в течение довольно долгого времени}
  3. подтверждающая надпись, в которой указано количество страниц ПРК прописью и цифрами, и поставлена подпись первого руководителя (замена на подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом является нарушением правил).
  4. предварительная (до внесения первой записи) нумерация страниц}

Существуют определенные правила заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки.

Прежде чем начинать работу с книгой, надо заполнить титульный лист и подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Название компании следует отметить так, как это написано в уставе.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги (необходимо зарегистрировать реквизиты приказа о назначении) и его должность. Обычно данный журнал ведет бухгалтер.

Здесь же надо указать период ведения книги. На странице 3 напечатано 12 колонок, куда следует занести свою информацию, чтобы заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек:

  1. Графа 7. Количество приобретенных трудовых книжек, их номера и серии.
  2. Графы 2-3-4. Даты получения/выдачи. Даты надо записывать арабскими, а не римскими цифрами.
  3. Графа 10. Реквизиты при расходе (выдаче) бланков. Вкладыши трудовых и бланки классифицируются как документы, подлежащие строгой отчетности, поэтому Правила (п.42) требуют соблюдать порядок выдачи (расхода) бланков, которые должны отпускаться по заявке специально назначенному сотруднику. Бланки расходуются кадровиками, которые получают их из бухгалтерии, а затем предоставляют отчет о количестве выданных/израсходованных бланков, а также об их реквизитах.
  4. Графа 8. Количество приобретенных вкладышей (с информацией о реквизитах).
  5. Графа 5. Наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книг и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы. Работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения ГОЗНАК Министерства финансов или официальных распространителей.
  6. Графа 1. Номер, назначаемый при записи информации о каждой трудовой.
  7. Графа 9. Сумма, потраченная на покупку документов. Инструкция о том, как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на покупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем/дистрибьютором данной полиграфической продукции.
  8. Графа 11. Номера и серии при расходе вкладышей трудовых книжек.
  9. Графа 6. Договор о приобретении или заявка на выдачу документов с записью даты, названия и номера. То есть организация получает бланки книжек и вкладышей от производителя/распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а отдел кадров получает бланки из бухгалтерии по заявке. Иногда сотрудник покупает бланк самостоятельно и приносит в канцелярию. Но при оформлении трудовой книжки впервые это незаконно, так как Приказ МФ №117 требует применять только те документы, которые приобретены работодателем у компаний или ИП-распространителей в соответствии с условиями договора, должным образом подписанного с производителем/распространителем.
  10. Графа 12. Сумма покупки вкладышей трудовых книжек и бланков. Имеется в виду цена, которую берут с сотрудников за упомянутые документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель обязан сам оплатить новые бланки только в указанных ниже случаях:
  • неверное заполнение}
  • повреждение (износ, загрязнение и другое), произошедшее не по вине сотрудника.
  • утрата книжки в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (природные и технические бедствия, аварии, военные действия, общественные конфликты и другие)}

В некоторых случаях администрация отказывается брать с сотрудников деньги за расход вкладышей трудовых и бланков. Правила не включают упоминания о таком характере работы с документацией, но в принципе это не противоречит принятым регламентам, и эти условия можно предусмотреть во внутренних документах компании.

Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые.

Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК.

Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые.

Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя.

И теперь он приносит и просит использовать «официальный» бланк/вкладыш (возможно, чтобы не платить за получение).

Это противоречит правилам, потому что работодатель должен применять только те бланки и вкладыши, которые компания закупила на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с изготовителем или уполномоченным распространителем.

Такие строгие ограничения связаны с тем, что бланки этих документов должны обладать необходимой степенью защиты. Она и гарантируется официальным подтверждением того, что эти документы получены непосредственно от производителя (или доставлены сотрудниками специализированных учреждений). Поэтому работодатель не имеет никакого права принимать от сотрудника и оформлять бланк трудовой, независимо от путей его появления.

Тем более недопустимо, если работники отдела кадров сами говорят вновь принимаемому работнику приобрести «где-нибудь» бланк или вкладыш трудовой.

На бланках трудовых книжек, продающихся в киосках, лавках и переходах, зачастую нет даже водяных знаков. Известно множество случаев, когда Пенсионный фонд признавал такой документ недействительным, и выходящим на пенсию людям приходилось собирать десятки справок, чтобы подтвердить свой стаж. Другая ошибка происходит, когда администрация поручает ведение приходно-расходной книги различным сотрудникам кадрового департамента.

Выше упоминался тот факт, что в любой компании необходимо заполнять две книги учета – это приходно-расходная книга и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Записи в первой книге должен делать финансовый отдел, а вторую книгу заполняет отдел кадров. Еще одна частая ошибка происходит в тех ситуациях, когда ПРК вообще отсутствовала, и руководство принимает решение срочно завести данную книгу задним числом (в преддверии проверки или судебного слушания).

В такой ситуации надо представить руководителю рапорт или докладную записку о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Книга учета движения трудовых книжек: законодательные требования и правила оформления

Одним из обязательных документов, которые предоставляют граждане во время приема на работу, является . После этого она остается у работодателя, который должен не только правильно заполнить, но и хранить ее. Регистрация же каждого полученного на хранение документа ведется в специальном документе — журнале (книге) учета движения трудовых книжек.

Назначение этого журнала, а также правила его заполнения и хранения будут рассмотрены далее. Книга учета движения трудовых книжек (Книга) представляет собой документ, в

котором фиксируются все операции, происходящие с трудовой книжкой. Например, это может быть ее принятие на хранение от работника, выдача ему ее на определенное время или навсегда при .

Наличие этого документа является не просто прихотью работодателей, а обязательным требованием законодательства.

Причем оно распространяется на всех работодателей без исключения: и на предприятия, и на индивидуальных предпринимателей.

Необходимость вести этот документ установлена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», а также «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…». Форма книги утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

.

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к , которая устанавливается ст. 5.27 . Размер штрафа в этом случае составит:

  1. для юрлиц — от 30 до 50 тыс. руб.
  2. для должностных лиц — от 1 до 1,5 тыс. руб.;
  3. для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юрлица — от 1 до 1,5 тыс. руб.;

Для предотвращения возможного наказания работодателям нужно позаботиться не только о наличии документа, но и о его правильном заполнении и оформлении. В Книгу вносятся данные обо всех событиях, которые происходят с трудовыми книжками работников, например:

  1. оформление в нее нового в том случае, если закончились страницы;
  2. выдача документа сотруднику на руки в случае увольнения.
  3. оформление нового в том случае, если работник трудоустраивается впервые;
  4. выдача , если это необходимо;
  5. прием документа от принятого на работу сотрудника;

Записи обо всех этих событиях вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Книга должна быть заполнена в соответствии с определенными законодательными требованиями, а именно:

  • Твердая обложка. Соблюдение этого требования желательно, поскольку планируется, что документ будет находиться в использовании на протяжении нескольких лет, а после еще долгое время в архиве. Твердый переплет поможет сохранить Книгу максимально долго.
  • название документа;
  • Наличие определенных реквизитов на последней странице. Здесь ставится заверительная запись, которая включает в себя такие данные:
    • название документа;
    • число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
    • дата заведения документа;
    • подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.
  • Соответствие установленной формы. Правильная форма Книги имеется в Приложении №3 к указанному выше Постановлению Минтруда.
  • Правильная . Прошивается Книга с соблюдением тех же требований, что и для большинства других документов.

    Нити прошивки, а также заверительная запись должны быть скреплены пломбой или сургучной печатью.

    Что касается их замены на обычную бумажную наклейку, то правилами это не допускается.

  • число страниц или листов, в зависимости от способа нумерации (должно быть указано как цифрами, так и прописью);
  • подпись, должность и ФИО лица, которое заверяет Книгу.
  • Правильная сквозная нумерация. Документ обязательно должен быть пронумерован, причем допускается делать это как на страницах, так и на листах. Главной целью этого является не допустить в дальнейшем, чтобы отдельные листы Книги были изъяты или заменены.
  • дата заведения документа;

Стоит учесть, что право на заверение предоставляется только руководителю организации или ИП.

Что касается других должностных лиц (заместителя руководителя, бухгалтера, сотрудника отдела кадров), то они ни при каких обстоятельствах не имеют на это право.

Важной особенностью Книги является тот факт, что она ведется не один календарный год, как большинство кадровой документации компании, а до полного окончания страниц. Чем меньше сотрудников трудится в компании и чем ниже уровень текучести кадров, тем больший срок можно будет ею пользоваться.

За длительный период заполнения документа не исключена возможность того, что в нем могут возникнуть ошибки. В законодательстве не содержится четкой инструкции по их , поэтому возможны различные варианты. Наиболее надежный — это внесение под ошибочной записью пометки о том, что она считается недействительной (с указанием ее номера).

Далее можно вносить уже правильные данные. В большинстве случаев работодатель должен определить ответственное лицо, которое будет отвечать за ведение Книги, оформив это официальным приказом.

Обычно это тот же специалист, который отвечает и за ведение трудовых книжек. В зависимости от масштабов компании это может быть:

  1. специалист по персоналу и т. п.
  2. делопроизводитель;
  3. секретарь;
  4. бухгалтер;
  5. сотрудник отдела кадров;

Приказ может быть составлен в свободной форме, но в нем обязательно должны быть данные об ответственном лице (его ФИО и должность), а также его обязанности по ведению журнала. Заполняется Книга ответственным лицом от руки, записи вносятся в такие графы:

  • Серия и номер книжки (или вкладыша к ней). В данной графе может стоять прочерк, если принимаемый документ образца 1938 г., поскольку в нем эти данные отсутствуют.
  • Порядковый номер записи. О каждом событии, которое произошло с трудовой книжкой, запись вносится под отдельным номером.
  • ФИО владельца документа. Необходимо вносить эти данные полностью, указание инициалов не допускается.
  • Должность подчиненного. В этой графе указывается название должности или специальности владельца трудовой книжки согласно штатному расписанию.
  • Подпись сотрудника о получении документа при увольнении.
  • Подпись лица, которое несет ответственность за прием и ведение трудовой.
  • Дата трудоустройства или заполнения книжки. Поскольку чаще всего эти две даты не совпадают, лучше указать число трудоустройства, причем арабскими цифрами.
  • Дата и номер приказа о приеме на работу сотрудника. При регистрации вкладыша в этой графе нужно поставить прочерк.
  • Дата выдачи трудовой на руки работнику при увольнении.
  • Сумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк.
  • Наименование места работы. Здесь нужно указать конкретное структурное подразделение компании, в которое был определен подчиненный.

Как уже отмечалось, форма Книги утверждена законодательно и работодатели должны обязательно соблюдать ее.

Если в компании ведется документ старого образца (до 2003 года), то заменять его на новый необязательно, поскольку отличия в нем несущественные (14 граф вместо 13).

Если же журнал был оформлен в произвольном виде, то его нужно завершить, указав в качестве причины несоответствие установленной форме. Скачать образец книги учета движения трудовых книг можно .

— этого можно добиться зная ряд юридических тонкостей. Подделка больничного — уголовная ответственность.

По больше информации. Как получить декретные вашему мужу? Подробно об этом в нашей ! Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение. Например, это может быть:

  1. кадровая служба;
  2. секретариат.
  3. бухгалтерия;

Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет.

После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов. Все перечисленные требования к заполнению документа и его правильному хранению обязательно должны соблюдаться, ведь при проверке трудовой инспекцией его обязательно смотрят.

Помимо предупреждения, которое может быть вынесено работодателю в случае выявления незначительных нарушений, за более серьезные недочеты он также может быть и . Не нашли ответа на свой вопрос?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+