Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как закрывать реестр описей

Как закрывать реестр описей

3. Составление описей дел (описей электронных дел) судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда и сводных описей дел суда


3. Составление описей дел (описей электронных дел) судебныхколлегий, судебных составов, структурных подразделений судаи сводных описей дел суда3.1.

Опись дел (опись электронных дел) — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета.Опись дел (опись электронных дел) составляется на основе номенклатуры.Объектом описания в описи дел (описи электронных дел) является дело (электронное дело).3.2.

Описи дел (сводные описи дел, описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений) составляются отдельно на:судебные дела постоянного хранения (описи дел составляются по категориям дел — описи уголовных дел постоянного хранения, описи гражданских дел постоянного хранения, описи административных дел постоянного хранения);дела общего делопроизводства постоянного хранения;судебные дела временного (свыше 10 лет) срока хранения (описи дел составляются по категориям дел — описи уголовных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи гражданских дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи административных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения);дела общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения;дела по личному составу.Аналогичные описи составляются на электронные дела.3.3.

На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи дел ведутся в электронном виде работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, структурном подразделении.При уничтожении таких дел в графе «Примечание» проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.3.4.

Описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 3 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив суда не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве.По описям дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений осуществляется передача дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив суда.3.5. При составлении описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда соблюдаются следующие требования:заголовки дел вносятся в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры;если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся под отдельным порядковым номером;графы заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;графа «Примечание» используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий и другое.В конце описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда вслед за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел (наличие литерных и пропущенных номеров).В конце описи электронных дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда (приложение N 4 к настоящей Инструкции) составляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (цифрами и прописью), объем единиц хранения электронных документов в Мб, общее количество единиц хранения (основных/рабочих) и иные количественные характеристики электронных документов.

Итоговая запись подписывается руководителем посредством электронной подписи с указанием даты.3.6. Перед внесением заголовков дел в описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурного подразделения суда работниками, ответственными за ведение делопроизводства, проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле при необходимости внутренней описи дела и правильность ее составления (для дел с постоянным, временным (свыше 10 лет) сроками хранения и дел по личному составу); правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя.При обнаружении нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены работниками, ответственными за ведение делопроизводства.3.7.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись дел.

Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции), который передается вместе с описью дел судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения в архив суда.3.8. В архиве суда составляются сводные описи дел суда (далее — опись дел, описи дел), которые состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных судебными коллегиями, судебными составами, структурными подразделениями суда описей дел за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой суда на этот год.Каждая опись дел ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет.

Номера по порядку в годовом разделе описи дел должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года.

Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения.3.9. В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи дел судебной коллегии, судебного состава или структурного подразделения суда или описи дел, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.Внесение изменений в годовые разделы описи дел после их утверждения (согласования) ЭПК архивного учреждения или государственного архива допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии суда и ЭПК архивного учреждения (государственного архива).3.10. Описи дел составляются по установленной форме (приложения N 5, 6, 7, 8, 9 к настоящей Инструкции) и состоят из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.3.11.

Описательная статья описи дел включает: порядковый номер дела (каждый том дела вносится в опись под самостоятельным порядковым номером); индекс дела (по номенклатуре); заголовок дела (заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела), включающий указание на наличие копий; крайние даты дела; срок хранения (для дел временного хранения); количество листов в деле.3.12. Состав справочного аппарата к описи дел зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.К описям дел постоянного хранения и по личному составу составляются титульный лист, оглавление, предисловие, при необходимости — список сокращений, указатели.На титульном листе описи дел указываются: полное наименование государственного архива (при наличии соответствующего договора), полное наименование суда, соответствующее названию ее архивного фонда, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты документов, внесенных в опись.В предисловии к описи кратко излагаются переименования суда в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.К описи дел временного (свыше 10 лет) хранения при необходимости также могут составляться оглавление, список сокращений.3.13.

Годовой раздел каждой описи дел заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера, наличие пропущенных номеров, выбывшие единицы хранения и основание выбытия и др.).Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.3.14. К законченной описи дел составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.3.15. Опись дел подписывается работником, ответственным за работу архива суда.

Итоговая запись заверяется начальником отдела делопроизводства (общего отдела), согласовывается с экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда.3.16.

После внесения дела в опись дел на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляются номер описи и номер дела по описи.3.17. В описи дел дела учитываются в соответствии с систематизацией за порядковыми учетными номерами.Первому годовому разделу описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи дел.Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.3.18.
В описи дел дела учитываются в соответствии с систематизацией за порядковыми учетными номерами.Первому годовому разделу описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи дел.Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.3.18.

После каждого поступления или выбытия документов (утрата, обнаружение неучтенных документов) составляется новая итоговая запись к описи дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.3.19. Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.Каждая законченная опись дел, том описи дел должны иметь лист-заверитель.3.20.

При наличии в архиве суда двух и более описей дел ведется реестр описей дел (приложение N 10 к настоящей Инструкции).Описи дел вносятся в реестр описей дел в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.В реестре описей дел фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив суда описи дел: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.3.21.

Формирование электронной описи дел осуществляется на основе электронной номенклатуры в автоматизированном режиме. При этом «фильтром» для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).В электронной описи дел содержатся реквизиты описания информации на уровне дела.

Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.Совокупность электронных описей дел дает информацию о фонде в целом.Подлинник описи электронных дел оформляется на бумажном носителе.3.22. Описи дел (годовые разделы описей) постоянного хранения рассматриваются экспертной комиссией суда, при их согласовании в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии суда и даты заседания.3.23. Согласованные экспертной комиссией суда описи дел (годовые разделы описей) при наличии соответствующего договора представляются на рассмотрение соответствующей ЭПК архивного учреждения:постоянного срока хранения — на утверждение;по личному составу — на согласование.Описи дел (годовые разделы описей) направляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения в трех экземплярах на бумажном носителе, а также в электронном виде через три года после передачи дел в архив суда.3.24.

Перед направлением описей дел на утверждение (согласование) проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи.3.25. Описи (годовые разделы описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения согласовываются с экспертной комиссией суда, после чего утверждаются председателем суда.3.26. Описи дел (годовые разделы описей дел) составляются:постоянного хранения — не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);временного (свыше 10 лет) хранения — не менее чем в двух экземплярах;документов по личному составу — не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).3.27.

После утверждения (согласования) описей дел (описей электронных дел), годовых разделов описей дел (годовых разделов описей электронных дел) ЭПК архивного учреждения они утверждаются председателем суда.3.28. В государственный архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК архивного учреждения, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в суде и хранятся в специальном наряде.На экземплярах описи дел, которые хранятся в архиве суда, государственный архив ставит штамп о принятии документов на учет.3.29.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду.

При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю суда со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, структуру и функции, их изменения, прежние наименования), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду).Историческая справка составляется в двух экземплярах: один — хранится в суде, второй — передается в государственный архив.

Бланк описи документов имеющихся в личном деле.

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

»

  1. Законодательная база
  2. Главная

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.Внутренняя опись документов составляется только после окончательного формирования дела, но до проведения переплетных работ. Она требуется в случае подготовки документации на архивное хранение, а также для более оперативного нахождения информации в делах и ее эффективного учета.Опись документов осуществляется на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Те организации, которые выступают в роли источника комплектования государственного/муниципального архива, обязаны руководствоваться данными правилами в своей работе.

Для остальных организаций Основные правила выступают как справочное пособие.Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков.
В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков.

Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же».

Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа. Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны.

Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках.

Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении.

Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений.

Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия.

А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах.

Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.[ads-pc-2] [ads-mob-2]Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника.

Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные.

Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается.

Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц.Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу.Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие.

Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д.При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку.

После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.[ads-pc-4] [ads-mob-4]На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.В центральной части документа заполняется Ф.И.О.

сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения.

При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется. Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи.

Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.обложки личного дела в формате Word.для внутренней описи документов для личного дела.заполнения обложки.заполнения внутренней описи.Источник: https://blankionline.ru/doc/lichnoe-dela-sotrudnika.html

  • Примечание. Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.
  • Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
  • Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
  • Итоговая запись , содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи. Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере — и их.
  • Дата документа. Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации. В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.
  • Номера листов.
  • Индекс документа. В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению.

По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

  1. Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
  2. Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

бланка реестра документов (форма 0504053).В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).Образец оформления реестра документовИсходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

  1. учет;
  2. передача либо выдача третьему лицу по требованию.
  3. хранение документации;

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всегоэто сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  1. для регистрации ИП
  2. регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  1. Ведение бухгалтерии для ИП
  2. Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

  • Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
  • На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.
  • На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись.

В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

  1. проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
  2. присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
  3. внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр.

В частности:

  1. если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
  2. при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

  1. лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
  2. необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
  3. вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

  1. дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.
  2. содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
  3. регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи.

Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям.

Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел.

Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности.

Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

  1. Число листов в деле.
  2. Крайние даты дела.
  3. Индекс дела согласно номенклатуре.
  4. Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
  5. Срок хранения.
  6. Указание порядкового номера дела.

В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации.

Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта — отсутствие графы «Срок хранения».Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр.

Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования).

Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным.( 2 оценки, среднее 5 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

Реестр документов

Документы представляются неотъемлемой частью рабочего процесса на любой фирме.

Трудоустройство, увольнение, денежные вложения- все эти процессы требуют фиксации в образцах документации.

На любом предприятии происходит непрерывная сортировка образцов бумаг.

Даже в маленькой фирме объёмы образцов документации могут зашкаливать. Если наличествует большое количество образцов бумаг, появляется потребность в реестре. Ведение реестра значительно экономит нервы руководителя компании. Таким образом, представляется возможным структурировать и упростить труд многих людей.

Таким образом, представляется возможным структурировать и упростить труд многих людей. О том, что такое реестр и как его сформировать, читайте в представленном материале.

С момента выпуска, и до момента утилизации, образец документа может пройти множество инстанций. И передача образца документации в каждую инстанцию должна фиксироваться документально. Предпоследним этапом жизненного цикла образца документации представляется архив.

Для передачи в архив документацию следует подготовить должным образом. Перед тем, как образцы документов поступят в архив, они подлежат описи.

Такой подход помогает структурировать и упорядочить образцы документации.

Образец описи включает в себя пункты, которые обозначены ниже. Все они непременно должны быть учтены в процессе описания образцов документации.

  1. Данные, которые уточняют информацию, содержащуюся в экземпляре документа. Сода следует вносить краткое содержание образца документации, которое позволит понять его смысл, и избавит от необходимости обращения к самой бумаге.
  2. Порядковый номер. Каждый образец документации непременно должен быть пронумерован.
  3. Название документа. В этот блок вносится наименование образца бумаги в полном варианте написания.
  4. Число страниц в экземпляре документа. Данный пункт так же непременно должен быть учтён.

Более развёрнуто рассмотрим ситуацию, в которой бумаги передаются работнику для исполнения им служебных обязанностей.

Такая процедура непременно должна сопровождаться формированием акта приёма передачи.

Для начала стоит увидеть разницу между описью экземпляров документов, которые передаются и реестром.

Тем более, что разница между ними действительно наличествует.

Опись подразумевает внесение названия всех экземпляров документов и числа страниц.

Для этого формируется специальная таблица, которая состоит из четырёх колонок. Так же, в опись вносится указание на оригинал или копию и обозначается дата, когда документ был сдан или принят. Такой подход позволит с лёгкостью отыскать нужную бумагу.

Реестр же, представляет собой журнал, в который вносятся записи. В реестре содержится более развёрнутая информация об образцах документации.

Допускается к применению как бумажный, так и электронный формат документа. Электронный вариант реестра в последнее время набирает всё большую популярность. Для того, что бы зафиксировать момент, в который бумага была передана, следует сформировать образец протокола.

Протокол — это и есть указанный выше акт приёма передачи.

Протокол подтверждает, что произошла передача документов. Без него сложно будет доказать участи в процедуре передачи какого-либо лица. Реестр представляет из себя перечень образцов бумаг, которые подготовлены для хранения. Хранятся бумаги, которые занесены в реестр, в архиве. При необходимости, какой- либо документ, находящийся на хранении, может быть выдан.
При необходимости, какой- либо документ, находящийся на хранении, может быть выдан.

Выдача сопровождается составлением протокола.

При этом, вносится соответствующая запись в реестр.

Правила, по которым должен быть составлен протокол, не регламентируются с точки зрения закона. Хранение документов регламентируется законом. Какая информация вносится в реестр?

В реестр непременно вносятся данные, которые указаны ниже. Каждый блок должен быть учтён в обязательном порядке.

  1. Имена, фамилии и отчества участников процедуры, либо названия компаний.
  2. Название документа.
  3. В последнюю очередь образец реестра заверяется автографами и печатями.
  4. Номер образца, дата формирования и место, в котором образец был сформирован.
  5. Список бумаг, которые передаются, количество образцов и указание на оригинал или копию документов.

Реестр всегда формируется в количестве двух образцов. В реестр представляется возможным включить любое количество образцов бумаг. Если документы не учитывать при передаче, рано или поздно это приведёт к их утере.

Ниже обозначены шаги, которые потребуется совершить перед тем, как внести документы в реестр.

  1. В первую очередь необходимо рассортировать образцы бумаг. Желательно распорядительные документы разделить распределять по категориям руководителей, которые издали приказы.
  2. В последнюю очередь следует сформировать таблицу с описанием образцов бумаг. Таблица должна передавать краткое описание самых важных составляющих каждого образца документа. Это позволит сэкономить временной ресурс для поиска необходимого образца бумаги.
  3. Далее необходимо создать папки и рассортировать их в хронологической последовательности. Каждой папке присваивается номер.

Реестр, сформированный для акционерных обществ, должен помочь быстро найти необходимую информацию об акционерах. В реестр информация должна вноситься в хронологической последовательности.

Такой подход убережёт от возможных неприятных ситуаций.

Реестр представляется возможным сформировать как путём внесения информации на бумажный носитель, так и путём внесения информации в электронном виде.

Если формированием реестра занимаются разные лица, образец документа должен содержать данные человека, который его составляет. Если реестр формируется на бумажном носителе, кроме данных человека, который его ведёт, требуется так же именная печать.

Если в процессе формирования реестра были допущены ошибки, исправить их допускается исключительно с ведома руководителя. На исправление обнаруженных ошибок отводится три дня. Для исправления некорректно внесённой информации следует сформировать заявление.

В заявлении следует обозначить ошибку и человека, допустившего её. Ниже обозначены основные условия успешного ведения реестра.

  1. Перед тем, как вписать какую- либо бумагу в реестр, следует тщательно проверить образец.
  2. Каждая бумага должна быть пронумерована.
  3. В реестре должна присутствовать информация о каждом составителе документов.

Составляющие реестра подлежать периодической кропотливой проверке.

При этом, успешно проведённая проверка нумеруется. При обнаружении ошибок в реестре, образцы документов перепроверяются после устранения ошибок.

Так же не стоит забывать о правилах, которые приведены ниже.

  1. Бумагам, которые внесены в реестр, должна обеспечиваться полная безопасность.
  2. Проверяющих вправе назначать исключительно руководитель.
  3. Проверяющие отвечают за сохранность каждого образца документации.
  4. Документы, которые внесены в реестр, могут быть выданы исключительно по распоряжению руководителя, и на определённый промежуток времени.

В формировании реестра нет ничего сложного. Другими словами, реестр представляется списком для упрощения поиска нужных образцов бумаг.

Ниже перечислены категории, которые непременно должны находиться в составе реестра.

  1. Весьма полезной категорией представляется датирование. Иногда, зная дату внесения в реестр, можно гораздо быстрее отыскать нужную бумагу, чем зная её название.
  2. Одной из категорий, наличие которой должно быть непременным, является содержание. В коротких фразах, размещённых в содержании, должна содержаться информация, которая позволит без труда найти необходимые данные. При этом, приветствуется такой стиль изложения фраз в содержании, что бы дополнительно не потребовалось изучать искомый в реестре образец документа.
  3. Непременно, вся наличествующая в реестре документация, должна быть пронумерована. Такой подход позволяет сократить временной ресурс, затрачиваемый на поиск необходимого образца бумаги.

Перед тем, как документация будет передана для занесения в реестр, следует составить акт приёма передачи.

Обозначенный акт формируется в нескольких экземплярах. Благодаря акту становится возможным в перспективе, доказать момент, в который образцы бумаг были переданы для формирования реестра.

Реестр применяют все организации. Такой подход позволяет экономить ощутимое количество временного ресурса, затраченного на то, что бы отыскать необходимый образец документации.

Вместе с тем реестр повышает качество труда тех людей, которые по долгу службы занимаются бумагами.

Наличествует большое число фирм, которые оказывают услуги, связанные с формированием реестра. Но если не полениться, представляется возможным и самостоятельно сформировать реестр.

Занятие это весьма простое и не требует особых навыков и знаний.

Если компания не пользуется реестром, в перспективе у неё обязательно возникнут проблемы, связанные с путаницей в документации.

Кроме того, проверки никто не отменял. Проверяющий может затребовать всего одну, интересующую его бумагу, и без грамотно составленного реестра, её невозможно будет отыскать.

Такая ситуация повлечёт за собой не простые проблемы.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+