Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как выглядет журнал приказов по делопроизводству

Как выглядет журнал приказов по делопроизводству

Как выглядет журнал приказов по делопроизводству

Журнал регистрации приказов


Последние изменения: Январь 2021Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов. Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет.

Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов. Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  1. прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  2. длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.
  3. отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  4. оплата труда, доплаты и премирование;
  5. приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  1. дисциплинарные взыскания.
  2. кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  3. ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  1. назначения работников на руководящие посты;
  2. сокращение численности.
  3. изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  4. утверждения обновления штатного расписания;

по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  1. на последнем листе;
  2. в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.
  3. на титульной странице;

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов.

Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение. Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу.

Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.
Скачайте

(24,5 KiB, 2 834 hits) (33,5 KiB, 1 712 hits) (36,5 KiB, 2 832 hits) (37,0 KiB, 3 252 hits)

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально.

Примерный образец заполнения включает:

  • отпуска;
  • Название распорядительного документа.
  • Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  • перевод на другую должность;
  • внесение изменения в штатное расписание;
  • назначение совмещения.
  • приём или увольнение;
  • Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  • Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  • Краткое содержание, находящееся в преамбуле.
  • Информация о сотруднике – виновнике составления.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

© 2021 zakon-dostupno.ru

    Похожие записи

6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности

› › › Кадровая документация требует ответственного подхода.

Требуется строгое соблюдение законодательства, повышенная концентрация при решении таких задач, как регистрация, анализ и сбор документации с приказами. По своей сути, любые кадровые документы становятся основой всего делопроизводства. Потому контролирующие органы журналы регистрации приказов по основной деятельности делают объектом периодических проверок.
Потому контролирующие органы журналы регистрации приказов по основной деятельности делают объектом периодических проверок.

Оформление по правилам важно и для того, чтобы она не теряла своей юридической силы.

Это касается и каждого сотрудника персонально. Содержание для распорядительной документации хранятся с разными сроками.

Об этом сказали ещё в приказе Минкультуры РФ №558 от 2010 года, изданного в конце августа.

Это и говорит о том, что вести такие журналы руководство предприятий обязано. При этом законодательство не даёт чётких указаний по поводу того, обязательно ли для этого вести документацию только в бумажном виде.

Это касается и оформления с другими условиями. В которые входят пришивание и удостоверение печатью, регистрация. Потому оформление в электронной форме допустимо.

Только бумажный вариант ведения журналов регистрации приказов по основной деятельности перестаёт быть обязанностью, если программа 1C отвечает за присвоение номеров распоряжениям. И когда происходит это при формировании. В правилах соответствующих процедур описывается каждый шаг.

Отделы кадров применяют следующие разновидности документации:

  • По расчёту персонала, переводе и приёме.
  • Бумаги, где описывается наложение, поощрение дисциплинарных взысканий.
  • Текст с описанием командировок персонала.
  • Составление при предоставлении отпусков.

Больше информации о том, как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете получить Организация делопроизводства проходит через такие этапы:

  1. Полное документальное оформление ведения хозяйства, распоряжения им.
  2. Обеспечение условий, необходимых для продолжительного хранения документации.
  3. Сначала руководство организует документооборот. Надо сделать так, чтобы подготовленная документация внутри предприятие двигалась по коротким путям без задержек.
  • Пятую строчку рекомендуют посвящать персональным данным.

    Здесь ставится отдел сотрудника, на которого составлялся приказ, должность. Распоряжение составляется с содержанием, которое описывается в графе номер шесть.

  • Титул начинается с полного наименования организации. Пишется заглавными буквами. На предприятиях журналы ведут в каждом подразделении.

    Важно не забывать и о дате, когда документ был создан.

  • Ответственное лицо ставит подпись в графе семь. Всё хранится в папке с номером.

    Этот самый номер можно найти в строчке восемь. Акт передачи документов составляется, если на предприятии меняются лица, решающие вопросы.

  • При издании приказам присваиваются номера.

    Эта цифра стоит в графе номер три. Литера ЛС ставится на бумагах, которые связаны с личным составом. ОД – такое обозначение имеют распоряжения по основной деятельности.

    О – это распорядительные документы по отпускам. Даты, в которые составлены приказы, пишутся в четвёртом столбце.

  • Внимание требуется уделять даже при подготовке коллективного договора с описанием политики по кадрам.

    Порядок делопроизводства содержится в нём. В локальных актах компаний регистрационные журналы – важное приложение. Отдельная журнальная запись регистрирует каждое распоряжение.

    И у каждого из них имеется свой срок хранения. 75 лет – максимум срока хранения для распорядительной документации по делам личного состава.

    После этого решают, как и что заполнять.

  • Распоряжение не выпускается без порядковых номеров.

    Они стоят в первых графах. Персональным данным посвящается второй столбец. Здесь пишут о должности лица, которое отвечает за оформление бумаг.

    Если речь идёт о личном составе, то ответственным будет кадровый работник.

    Директор назначает его, выпуская соответствующий приказ.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности: Лучше, если в самой инструкции делопроизводства есть ряд указаний на то, в каком порядке приказы согласуются. Проставление виз становится обязательным требованием при оформлении распоряжений.

Начальники в отделах и заместители руководителя – вот кто визирует проекты приказов по основной деятельности.

Эта задача касается следующих лиц:

  • Службы по юридическим вопросам.
  • В последнюю очередь визируют бумаги отделы по делопроизводству. Они проверяют, соответствует ли результат основным требованиям.
  • Выполняющие поручение люди. Ещё при подготовке проекта возникает необходимость в рациональной системе исполнения, имеющей реалистичный срок. Тогда изменения в дальнейшем не понадобятся.
  • Главные бухгалтера нужны, если решаются финансовые вопросы.
  • При необходимости привлекаются все заинтересованные лица.
  • За это отвечает и тот, кто готовит приказ.

Что касается проставления виз – для этого одинаково подходят как лист согласования, так и оборот последнего листа.

Дата, фамилия с инициалами и должность – эти данные специалисты расшифровывают в каждой визе. Предпочтительным считается вариант, когда виза оформляется на отдельном листе. Не всегда надо повторно собирать визы, если приходится вносить в приказы изменения. Самостоятельное ведение бухгалтерии индивидуальным предпринимателем без привлечения специалиста-бухгалтера – больше информации в Руководитель или директор дают свои распоряжения, только после этого к делу приступают руководители подразделений.
Самостоятельное ведение бухгалтерии индивидуальным предпринимателем без привлечения специалиста-бухгалтера – больше информации в Руководитель или директор дают свои распоряжения, только после этого к делу приступают руководители подразделений.

Создание комиссий становится необходимостью при решении целых комплексов задач, руководители дают для этого отдельный приказ. Такие комиссии составляются из специалистов с разным профилем. Но без классификации существование распоряжений невозможно, поскольку они делятся на основные и оперативные.

И каждая группа документов требует своей процедуры регистрации.

Значит, и хранение бумаг ведётся отдельно.

Регистрационные журналы относятся к документации, предназначенной только для внутренней эксплуатации в организации.

Без предварительного распоряжения от руководства такие журналы нельзя передавать работникам в других отделениях. Знакомиться с журналом регистрации можно только в присутствии лица, отвечающего за ведение. Проверка документов – обязанность руководителей.

Иначе невозможно будет оценить работу кадрового отдела, проверить принимаемые решения. Сроки хранения регистрационных бумаг – 75 лет.

Один вид журнала, где обязательно отображается информация:

  1. Если сотрудник увольняется.
  2. О поощрениях.
  3. На счёт повышения квалификации.
  4. Если профессии совмещаются.
  5. О дежурствах.
  6. По ситуации, когда сотрудник меняет фамилию.
  7. Для приёмов на работу, переводов с одного места на другое.
  8. По отпускам
  9. По продолжительным командировкам.

Есть ещё один вид регистрационных журналов, они хранятся пять лет. Распоряжения в них отражаются в случае:

  • Учебных, ежегодных отпусков
  • Дисциплинарных взысканий.
  • Непродолжительных командировок.
  • Дежурств.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – бланк содержится Задними числами приказы не вносятся в журнальных записях.

Ведь не просто так используются нумерация и прошивка, заверение организационной печатью после завершения процедуры регистрации. Но некоторые ситуации этого требуют, и в грамотное решение интересно каждой стороне.

Тогда необходимо нарушить регистрационный порядок. Решения бывают такие:

  1. Регистрация по текущему числу допустима с составлением объяснительной записки на имя директора. Этот вариант считается более удачным. Пояснительная записка послужит объяснением того, почему и как сложилась такая ситуация. Использовать для обозначения номера документа можно дробь, другие индексы.
  2. Когда дальнейшая регистрация по приказам отсутствует, можно ставить даты задним числом.

Буква алфавита в индексе не влияет на юридическое значение. Зато при использовании таких решений работа кадровика становится проще.

Хорошо, если указанные даты совпадают с реальным временем, когда произошло то или иное событие.

Тогда и проверяющие ответственные лица не будут проявлять к ситуации активного интереса. Искусственное исправление ошибок тоже требует повышенного внимания.

Главное – заменять документы, не пересекающиеся с другими. Самому работодателю интересно, чтобы хронология события была правильной. С какой целью регистрируют бумаги?

Причины и объяснения следующие:

  1. Создание систем для организации поиска, облегчение самого процесса.
  2. Учёт документов, исполнение их содержания.
  3. Для безопасности всех бумаг

Регистрацию нужно завершить, иначе документы в некоторых случаях теряют значение юридическое.

Это касается, к примеру, приказа руководителя организации. Письма приобретают юридическое значение тоже после того, как их зарегистрируют с номером.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности – образец скачать вы можете по Документы проходят регистрацию в следующих видах:

  • Журнальные регистрационные записи.
  • Карточки. Сначала в них записывается вся необходимая информация, а потом они помещаются в картотеке.

Виды хранения имеют свои преимущества. Журнал хорош тем, что вся информация группируется, хранится в компактном виде. Сами такие сборники удобно хранить даже с ограниченным доступом.

Это подходящий вид хранения для бумаг с серьёзными требованиями.

Карточки нужны для распоряжений, требующие реализации, контроля. Их легко передавать в структурные подразделения, размножать. Кроме того, они без проблем поддаются систематизации по разным признакам, в нескольких последовательностях.

О том, как составить доверенность на право подписи документов и для чего необходим этот доверительный документ, вы можете прочесть в нашей Важно помнить, что документация носит и исполнительный характер.

По этой причине оформляют документ без следующих ошибок:

  • Зачёркиваний.
  • Записей откорректированных.
  • Штриховка. И иные корректировки в информационном содержании документа.
  • Когда нет страницы, либо её раздела.
  • Подчисток. Исправлений.

Для заполнения используем сплошной текст. Пробелы отсутствуют. Вносимые данные требуют только сплошной нумерации.

Понравилась статья? Лайк автору

Загрузка.

Комментарий Current * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать

Журнал регистрации приказов работодателя

Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя. Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по , , и т.п., позволят защитить интересы организации.

Проверяющих бизнес в нашей стране много. Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации. Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.Скачать образец:

Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма.

Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном.

Если работодатель закрепит в локальных актах, например, , необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить. Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.Стандартная форма журнала включает следующие графы:

  1. порядковый номер записи
  2. сведения об ознакомлении
  3. срок исполнения
  4. Ф.И.О. (должность) подписанта
  5. наименование заголовка (краткое содержание)
  6. ответственный за исполнение
  7. номер
  8. дата издания приказа
  9. информация об исполнении

Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате. В нем ответственный сотрудник отражает сведения , , , на обучение и т.п.Как уже сказано выше, это примерная форма.

Работодатель вправе сам разработать удобный ему реестр.Сколько нужно хранить журнал приказов работодателя? В государственных органах установлен срок – постоянно.

И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично. Тогда в случае работников или поступления запросов журнал регистрации приказов работодателя может стать соблюдения трудовых и иных прав.

Образец книги приказов и инструкция по заполнению

16191 Изменения: сентябрь, 2021 года Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера.

Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации. Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  1. срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  2. большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации. Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо. Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений. Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений.

С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  • Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).
  • – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов. В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  1. перемещение между должностями;
  2. совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
  3. направление в командировку;
  4. совмещение сотрудника;
  5. прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
  6. трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
  7. порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
  8. оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры.

Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям. Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия.

И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

  • указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
  • указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
  • документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
  • наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
  • внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
  • простановка печати фирмы;

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях.

В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот. Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  1. список лиц, ответственных за ведение Книги;
  2. титулка;
  3. главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  • дата заведения отчетной тетради;
  • наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  • полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  • дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа.

Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе.

И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал. Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  1. фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  2. подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.
  3. реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах.

Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  • перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  • порядковый номер подписанного документа;
  • нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).
  • вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
  • дата подписания и регистрации Приказа;

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними. Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

  1. В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
  2. К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
  3. О – предоставление любого из видов отпуска.
  4. КМ – оформление командировок;
  5. ЛС – распорядительные документы по личному составу;

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности. Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации.

Вырывать листы категорически запрещено.

Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора.

Если возникла необходимость в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок. На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде.

Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности. Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов.

Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата.

Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени. Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года.

Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет. В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение 6 июля 2021 г. · 13 апреля 2021 г. · 27 марта 2021 г.

Вы здесь:

Журнал регистрации приказов Документы, Кадровые02.01.2016publisher Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов.

Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию.

Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров.

К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”. Оглавление статьи

  1. 1 Ведение журнала регистрации
  2. 3 Ведение журнала в электронном виде
  3. 2 Требования к оформлению журнала
  4. 4 Образцы журналов

Ведение журнала регистрации Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации.

Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению. Например:

  1. “К” – кадровые.
  2. “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
  3. “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  4. “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  5. “КМ” – приказы по командировкам работников.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы.

Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя. Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется.

Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.Требования к оформлению журнала [ads-pc-2] [ads-mob-2] Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

  1. Номер приказа и его дата издания.
  2. ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  3. Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  4. Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  5. Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.
  6. Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.

Ведение журнала в электронном виде [ads-pc-4] [ads-mob-4] В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически.

Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel. : Журнал, Кадровые документы Предыдущая запись Доверенность для сбербанка по форме №322 Следующая запись Книга покупок Похожие записи Заявление о переводе на другую работу или должность 09.12.2015publisher Приказ о приеме на работу форма Т-1 08.12.2015publisher Согласие на обработку персональных данных 10.03.2016publisher

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Автор статьиНатали Феофанова 6 минут на чтение15 344 просмотровСодержание Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия.

В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.Количество внутренних приказов, издаваемых крупной компанией, как правило, является очень высоким. Ежедневно специалисты кадрового учета издают приказы распорядительного и информационного характера, а также касающиеся основной деятельности и личного состава предприятия. Ввиду этого, организация качественного и упорядоченного документооборота зачастую является непростой задаче.

На помощь кадровикам приходят «регистраторы», обобщающие и структурирующие информацию документацию.

Один из таких регистрационных документов является Журнал учета приказов. Читайте также статью: → «».Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

  1. Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).
  2. информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала.

Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале.

Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.№ п/пНормативный актОписание1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.2Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия.

Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.3ГОСТ Р 6.30-2003Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.Журнал учета приказов организации ведется в соответствии правилам, утвержденным внутренними нормативными актами (например, Порядок ведения внутреннего документооборота), а также согласно положениями и инструкциям, приведенных в законодательных документах. Читайте также статью: → «».Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

  • Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
  • Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.
  • Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации.

К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.Пример №1.

ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

  1. сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
  2. индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

  • 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
  • 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.
  • 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист.

    Приказ пронумерован 14-ЛС.

Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

  1. номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
  2. приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

  1. 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).
  2. 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
  3. 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года.

В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

  1. наименования предприятия;
  2. названия документа;
  3. даты начала и окончания ведения Журнала;
  4. ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

  • Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).
  • Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
  • Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
  • Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
  • Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
  • Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).

В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

  1. 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.
  2. 08.17 – о создании новой линейки продукции;
  3. 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;

Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:№ п/пДата документаНомер документаСодержание документаОтветственные за исполнениеК ознакомлению4803.08.1784-ОДО выпуске новой линейки продукцииНачальник производственного отдела Лубяной Н.С.Сотрудники производственного отдела и департамента продаж4912.08.1785-ЛСО внесении изменений в штатное расписаниеНачальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д.Все сотрудники5022.08.1786-АХДОб организационных работах, связанных с переездом в новый офис.Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д.Сотрудники хозяйственного отделаВ случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив.

В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.Ошибка №1.

Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.Как описано выше, решение об использовании Журнала с целью оптимизации документооборота, принимается конкретной компанией отдельно в зависимости от ситуации и необходимости.

В случае, если предприятие приняло решение о необходимости ведения Журнала регистрации приказов, то порядок внесения информации в Журнал должен быть обязательно закреплен во внутреннем акте (Например, в Порядке кадрового учета). Читайте также статью: → «».Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п.

Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа.

Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников.

За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены.

Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде.

Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот.

Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.Вопрос №2.

Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству.

При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным.

Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок.

В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок.

Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам. Поделитесь статьей

(голосов: 1, средняя оценка: 1,00 из 5)

Загрузка.

Рекомендуем похожие статьиГорячееЗапишитесь в онлайн-школу Бухгалтерия для чайников29 авторских уроковПоле не заполненоПолучить сейчас!

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+